Plik Instrukcja procedur firmy Jest to dokument pisemny zawierający instrukcje krok po kroku dotyczące wykonywania zadania lub radzenia sobie z konkretną sytuacją, która pojawia się w miejscu pracy. Zawiera najlepsze praktyki firmy i opisy głównych procesów biznesowych.
Niniejsza instrukcja zawiera również metody i standardy dotyczące oczekiwanego wykonania pracy. Stworzenie podręcznika procedur pozwala firmie kierować się w stronę wzrostu, upraszczając szkolenia i ułatwiając skalowanie.
Ten podręcznik może być segregatorem z trzema pierścieniami, folderem na dysku współdzielonym w sieci lub automatyczną wersją opublikowaną w Internecie przy użyciu oprogramowanie administracji procedur. Każdy powinien rozumieć, z czego wykonany jest podręcznik procedur i gdzie można go znaleźć, gdy ktoś go potrzebuje.
Pisanie podręcznika procedur wymaga jasnego zrozumienia etapów każdego konkretnego procesu. Wraz z rozwojem firmy potrzebne będą nowe procedury. Podręcznik procedur można również traktować jako bibliotekę procedur.
Podręcznik zawiera przykładowe procedury, które można wykorzystać jako szablon dla nowych procedur operacyjnych. Wszyscy pracownicy organizacji muszą zostać przeszkoleni w zakresie zasad i procedur firmy; powinien zawsze mieć natychmiastowy dostęp do instrukcji postępowania.
Indeks artykułów
Korzystając z dobrze napisanego podręcznika procedur, firma może skuteczniej ułatwiać szkolenie nowych pracowników..
Poza szkoleniem podręcznik procedur zapewnia obecnym członkom zespołu źródło informacji o rzadziej stosowanych procedurach, zapewniając, że są one wykonywane z odpowiednią formalnością, przy zachowaniu kontroli jakości..
Pracownicy muszą rozumieć, czego się od nich oczekuje. Przełożeni potrzebują podręcznika procedur do zarządzania procesami biznesowymi. Dokumentując standardy, przekazujesz, co jest ważne dla rozwoju, jakości i satysfakcji klienta.
Dzięki zasadom i procedurom, które mają wpływ na obszar funkcjonalny, pracownicy pierwszej linii mogą podejmować skuteczne i oszczędzające czas decyzje.
Efektywny podręcznik procedur zapewnia odpowiednie metody komunikacji między działami, pozwala pracownikom współpracować przy rozwiązywaniu codziennych problemów biznesowych bez niepotrzebnego zaangażowania nadzoru.
Celem podręcznika procedur powinno być uporządkowanie różnych treści w celu odzwierciedlenia zarówno form, jak i środków komunikacji przedsiębiorstwa, tak aby wykonać usługę lub wyprodukować produkt jak najniższym kosztem i w jak najkrótszym czasie..
Dodatkową korzyścią jest utrzymanie satysfakcji z pracy i wysokiej motywacji pracowników.
Przed opracowaniem podręcznika procedur ważne jest, aby zrozumieć różnicę między polityką, podstawowym procesem i procedurą..
- Polityka to zbiór podstawowych zasad i związanych z nimi wytycznych, sformułowanych i stosowanych przez kierownictwo organizacji, służących do kierowania i ograniczania jej działań w dążeniu do długoterminowych celów..
- Proces podstawowy to sekwencja współzależnych i powiązanych ze sobą procedur, które na każdym etapie pochłaniają jeden lub więcej zasobów (czas pracownika, energię, maszyny, pieniądze) w celu zamiany nakładów na produkty. Wyniki te służą jako dane wejściowe do następnego etapu, aż do osiągnięcia znanego celu lub wyniku końcowego..
- Procedura to sekwencja czynności lub ustalony sposób działania, zdefiniowany przez kroki (zawierające jasno określone punkty początkowe i końcowe), które należy wykonać w tej samej kolejności, aby pomyślnie zakończyć zadanie.
Należy wziąć pod uwagę wszystkie centralne procesy, które posiada firma. Rozpoczyna się od zdefiniowania, które procesy zostaną nakreślone i zmapowane w podręczniku procedur, tworząc podsumowanie wszystkich procedur, które chcesz uwzględnić..
Chociaż nie każdy proces może być wymieniony, ważne jest ustalenie tych najbardziej podstawowych i najważniejszych. Na przykład restauracja może zdefiniować podstawowe procesy związane z przygotowaniem określonej potrawy, ale równie ważny jest proces czyszczenia restauracji..
Należy stworzyć listę podstawowych procesów, które należy uwzględnić, tak aby każdy z nich mógł zostać włączony do podręcznika procedur po zmapowaniu. Zarys będzie służył jako przewodnik, aby upewnić się, że żadne z zadań nie zostanie pominięte, gdy podręcznik zacznie się pisać..
Dołącz krótki opis tego, co jest zawarte w instrukcji, który trafi bezpośrednio do osób, które będą z niej korzystać, czego mogą się spodziewać czytelnicy podczas korzystania z instrukcji oraz najlepszego sposobu korzystania z instrukcji (tj. „Przeczytaj ją od deski do deski) koniec ”lub„ użyj go jako odniesienia do znalezienia procedur w razie potrzeby ”).
Każdy proces jest określony przez kroki lub zadania niezbędne do jego ukończenia. Brak kroku może oznaczać utratę lub opóźnienie zamówienia lub wadliwy produkt końcowy. Utworzenie schematu blokowego definiuje przepływ pracy.
Aby ukończyć podręcznik, musisz zacząć od jednego procesu na raz: zacznij od pierwszego procesu w konspekcie. Opisane są kroki wymagane do zakończenia procesu, a następnie cofasz się i zapisujesz szczegóły każdego kroku.
Upewnij się, że każdy krok jest jasny i zwięzły. Każdy krok powinien zawierać wystarczająco szczegółowe informacje, aby każdy mógł postępować zgodnie z instrukcjami.
Na przykład załóżmy, że tworzysz procedurę procesu sprzedaży na podstawie zapotrzebowania w Internecie. Najpierw tworzony jest schemat blokowy przedstawiający początkowy kontakt z potencjalnym klientem po zażądaniu informacji: telefonicznie, e-mailem lub SMS-em.
Jeśli początkowo nie można było skontaktować się z potencjalnym klientem, oblicza się, ile razy zespół sprzedaży kontynuuje działania, z określonymi skryptami dla każdego kontaktu.
Podczas kontaktu z klientem przypisywany jest inny skrypt, a także zestaw follow-upów, w zależności od tego, czy klient kupił produkt, czy zdecydował się poczekać..
Ważne jest, aby współpracownik lub ktoś, kogo znasz, przeczytał to i postępował zgodnie z zapisanymi instrukcjami. Ta osoba może przekazać cenną opinię, jeśli są kroki, których nie możesz wykonać lub których nie rozumiesz..
Procedura jest debugowana na podstawie komentarzy. Konieczne może być przepisanie, edycja lub dodanie czegoś do instrukcji.
W przypadku każdego procesu członkom zespołu łatwiej jest postępować zgodnie z formularzem lub listą kontrolną. Dlatego należy opracować szczegółowy szablon w oparciu o zmapowany proces..
Jeśli potrzebujesz zebrać określone informacje, gdy klient wchodzi, musisz upewnić się, że szablon zawiera wszystkie wymagane informacje, przedstawione w zwięzły sposób..
Nie należy zakładać, że członkowie zespołu pamiętają wszystko, co wskazuje procedura, zwłaszcza gdy przed nimi siedzi klient. Listy kontrolne i formularze należy zintegrować jako dodatek do schematu blokowego i etapów procesu.
Po przypisaniu schematu blokowego do każdego procesu i utworzeniu wszystkich szablonów dokumentów pomocniczych, są one integrowane w kompletnym podręczniku procedur. Podręcznik jest zorganizowany według wydziałów.
Na przykład podręcznik procedur może zawierać sekcje „Sprzedaż”, „Operacje” i „Dystrybucja”. Każda sekcja jest podzielona na podstawowe procesy tego działu, generalnie w kolejności, w jakiej każdy podstawowy proces jest wykonywany w ramach ogólnej dostawy produktów..
W sekcji „Dystrybucja” możesz mieć kilka głównych procesów, takich jak „Odbierz zamówienie”, „Zapakowane do dostawy”, „Wysyłka” i „Śledzenie”.
Podręcznik procedur jest zorganizowany ze spisem treści, a każda procedura jest wyraźnie wymieniona z pogrubionym nagłówkiem.
Zawiera stronę tytułową z nazwą podręcznika, spisem treści, wstępem i procedurami w kolejności spisu treści.
Można nawet umieścić zakładki, aby członkowie zespołu mogli łatwo przejrzeć podręcznik, aby pomóc im zlokalizować odpowiednie procedury w ich działach..
Wreszcie kopie są wykonywane i rozpowszechniane. Zachęcaj do ciągłego przekazywania informacji zwrotnych i aktualizuj instrukcję w razie potrzeby. Podręcznik powinien być dostępny w wyznaczonym obszarze każdej lokalizacji funkcjonalnej, wykorzystujący zasady i procedury.
-Instrukcja gotowania hamburgerów w specyficzny sposób.
-Podręcznik dotyczący postępowania w przypadku pożaru, trzęsienia ziemi lub klęski żywiołowej.
-Podręcznik dotyczący postępowania w przypadku reklamacji lub agresywnego klienta.
-Podręcznik do przeprowadzania procesu selekcji personelu.
-Podręcznik, aby wiedzieć, jak pracować w restauracji.
Jeszcze bez komentarzy