Plik zasady kontroli firmy czy przepisy wymagają istnienia procedur i procesów ustanowionych w systemach księgowych, aby pomóc menedżerom nadzorować i regulować działalność biznesową, zapewniając w ten sposób ochronę majątku firmy.
Celem zasad kontroli jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu księgowego oraz dokładnej ewidencji zdarzeń biznesowych. Oczywiście menedżerowie nie mogą nadzorować wszystkich pracowników, więc istnieje możliwość popełnienia błędów lub oszustwa.
Aby zidentyfikować i ustanowić skuteczne kontrole, kierownictwo musi stale oceniać ryzyko, monitorować wdrażanie kontroli i modyfikować kontrole, jeśli to konieczne..
Posiadanie tak istotnej funkcji biznesowej zapewnia rozsądne bezpieczeństwo, zmniejszając prawdopodobieństwo błędów i chroniąc aktywa organizacji. Ze względu na jego znaczenie firmy powinny uwzględniać podstawowe zasady kontroli.
Indeks artykułów
Styl zarządzania i oczekiwania kierowników wyższego szczebla, w szczególności ich polityka kontroli, określają środowisko kontroli.
W środowisku kontroli istnieje dodatkowy nadzór sprawowany przez komitet zarządzający, który zapewnia integralność administracyjną, wartości etyczne, dobrze zdefiniowaną strukturę organizacyjną oraz kompetentnych i rzetelnych pracowników, przydzielających uprawnienia i obowiązki..
Są to określone zasady i procedury, które kierownictwo stosuje, aby osiągnąć swoje cele. Są to między innymi:
Wymaga przypisania różnym osobom odpowiedzialności za wykonywanie różnych zadań związanych z czynnościami pokrewnymi, w szczególności dotyczącymi autoryzacji, opieki lub prowadzenia rejestrów.
Wymagając od różnych osób wykonywania tych funkcji, tworzony jest zrównoważony system kontroli..
Pomaga zapewnić, że wszystkie działania firmy są zgodne z ustalonymi zasadami i wytycznymi.
Wymaganie od niektórych menedżerów, aby zatwierdzali określone typy transakcji, stanowi dodatkowe zobowiązanie do zapisów księgowych poprzez wykazanie, że transakcje zostały przeanalizowane i zatwierdzone przez odpowiedni organ..
Obejmuje tworzenie faktur i innych dokumentów, które są łatwe w użyciu i dostatecznie pouczające, stosowanie wstępnie numerowanych i kolejnych dokumentów oraz terminowe przygotowywanie dokumentów..
Standaryzacja ułatwia przeglądanie starych rekordów, szukając źródła wszelkich rozbieżności w systemie. Brak standaryzacji może spowodować przeoczenie lub błędną interpretację niektórych elementów w takiej recenzji.
Są to elektroniczne lub mechaniczne kontrole (sejfy, karty identyfikacyjne, ogrodzenia, kasy fiskalne, kamery wideo, zamki) lub kontrole komputerowe, związane z uprawnieniami dostępu lub ustalonymi procedurami tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania..
Technologia może być ogólnie dostępna tam, gdzie ludzie nie mogą, a Ty możesz pracować 24 godziny na dobę bez potrzeby dodatkowego wynagrodzenia.
Kontrolowanie dostępu do systemu księgowego za pomocą haseł, blokad i elektronicznych dzienników dostępu zapobiega przedostawaniu się nieuprawnionych użytkowników do systemu, a także umożliwia audyt wykorzystania systemu w celu identyfikacji źródeł błędów.
Firmy muszą okresowo przeglądać swoje systemy kontroli. Powinien to zrobić ktoś, kto nie wykonał żadnej pracy do zweryfikowania.
Przeglądy te pomagają zapewnić wiarygodność informacji księgowych i efektywność operacji..
Firma musi jasno określić obowiązki. Przydzielanie ludziom określonych obowiązków gwarantuje, że rozumieją swoją rolę w utrzymywaniu kontroli.
Jeśli pominie się odpowiedzialność, skuteczny system monitorowania pokaże jasno, kto nie wykonuje przydzielonego zadania.
Wszystkie te kontrole spełniają cele zasady kontroli. Po uruchomieniu kontroli menedżerowie nie muszą monitorować działań każdego pracownika. Mogą okresowo przeglądać kontrole, aby upewnić się, że działają prawidłowo i skupić się na prowadzeniu firmy.
Jest to dobry sposób na zapewnienie, że funkcje prowadzenia ewidencji są oddzielone od faktycznej obsługi gotówki.
Z tego powodu kasjer odpowiada za odbiór gotówki od klientów z możliwością jej zdeponowania w banku, a za ewidencjonowanie tych wpływów i dokonywanie uzgodnień bankowych odpowiada dział księgowości..
W ten sposób jedna osoba nie może wziąć pieniędzy klienta i sprzeniewierzyć ich, a później zatuszować oszukańczą księgowość.
Jeśli dwie osoby wykonują te prace, oszustwo może zadziałać tylko wtedy, gdy każda z nich jest wspólnikiem drugiej. Oczywiście dwóch współpracowników jest znacznie mniej skłonnych do kradzieży niż jeden pracownik..
Wymaganie zgody na dokonywanie dużych płatności może uniemożliwić pozbawionym skrupułów pracownikom dokonywanie dużych oszukańczych transakcji z funduszami firmy.
Oficjalny cennik służy sprzedawcom jako zezwolenie na sprzedaż po tych cenach. Ponadto może istnieć kontrola, która pozwala kierownikowi sprzedaży autoryzować rozsądne zmiany w cenniku..
Obowiązkowa rotacja pracowników lub okres urlopowy są wdrażane w celu wykrywania oszukańczych systemów, w których wymagany jest regularny system, aby go utrzymać.
Jeśli księgowy zmienia obowiązki co dwa miesiące, jedna osoba nie będzie w stanie konsekwentnie prowadzić nieuczciwego systemu.
Audyty fizyczne obejmują ręczne liczenie środków pieniężnych i wszelkich innych aktywów rzeczowych zarejestrowanych w systemie księgowym, takich jak zapasy..
Fizyczne liczenie może ujawnić ukryte rozbieżności w saldach kont, całkowicie pomijając elektroniczne zapisy. Liczenie gotówki w punktach sprzedaży może odbywać się codziennie lub nawet kilka razy dziennie.
Większe projekty, takie jak inwentaryzacja z natury, muszą być wykonywane rzadziej, być może corocznie lub kwartalnie.
Gwarantują, że salda systemu księgowego pokrywają się z saldami rachunków innych podmiotów, takich jak banki, dostawcy i klienci.
Różnice stwierdzone między tymi typami rachunków uzupełniających mogą ujawnić rozbieżności na rachunkach własnych lub to, że błędy wynikają z innych podmiotów.
Są to prawdopodobnie najpowszechniejsze kontrole wewnętrzne, ponieważ nie tylko chronią firmę, ale zwiększają jej efektywność.
Dobrym przykładem są zautomatyzowane zegary czasowe. Pracownicy są sprawdzani przez te zegary po przybyciu, a następnie sprawdzani pod koniec swojej zmiany.
Automatyczny zegar eliminuje możliwość oszukiwania pracowników w godzinach pracy.
Jeszcze bez komentarzy