Plik wewnętrzna kontrola księgowa obejmuje metody wdrożone przez firmę w celu zapewnienia integralności informacji finansowych i księgowych, osiągnięcia celów operacyjnych i związanych z rentownością oraz przekazania zasad zarządzania w całej organizacji. Nakładają się one na zwykłe procedury operacyjne firmy.
To nakładanie się ma na celu ochronę zasobów, zminimalizowanie błędów i zapewnienie, że operacje są wykonywane w zatwierdzony sposób. Nie ma identycznych systemów kontroli wewnętrznej, ale wiele filozofii kontroli dotyczących uczciwości finansowej i praktyk księgowych stało się standardowymi praktykami zarządzania..
Kontrola wewnętrzna ma swoją cenę, która polega na tym, że czynności kontrolne często spowalniają naturalny przepływ procesów w firmie, co może zmniejszyć jej ogólną wydajność. Kluczową koncepcją jest to, że nawet najbardziej wszechstronny system kontroli wewnętrznej nie wyeliminuje całkowicie ryzyka oszustwa lub błędu..
Zawsze będą jakieś incydenty, zwykle spowodowane nieprzewidzianymi okolicznościami lub zbyt zdecydowanym wysiłkiem osoby, która chce popełnić oszustwo..
Indeks artykułów
Rozdzielenie obowiązków wiąże się z podziałem odpowiedzialności za księgowość, depozyty, sprawozdawczość i audyt. Dodatkowe obowiązki są oddzielne, jest mniejsza szansa, że pojedynczy pracownik popełni oszustwo.
W przypadku małych firm zatrudniających tylko kilku pracowników księgowych podział obowiązków między dwie lub więcej osób lub wymaganie przeglądu krytycznych zadań przez współpracowników może służyć temu samemu celowi..
Kontrolowanie dostępu do różnych części systemu księgowego za pomocą haseł, blokad i elektronicznych dzienników dostępu może uniemożliwić nieautoryzowanym użytkownikom dostęp do systemu, zapewniając jednocześnie możliwość audytu wykorzystania systemu w celu zidentyfikowania źródła błędów lub rozbieżności..
Audyty fizyczne obejmują ręczne liczenie gotówki i wszelkich aktywów rzeczowych zarejestrowanych w systemie księgowym; na przykład zapasy, materiały i narzędzia.
Fizyczne liczenie może ujawnić dobrze ukryte rozbieżności w saldach kont, które są przeoczane w rejestrach elektronicznych.
Liczenie gotówki w punktach sprzedaży może odbywać się codziennie lub nawet kilka razy dziennie. Większe projekty, takie jak ręczne liczenie zapasów, należy wykonywać rzadziej, na przykład kwartalnie.
Standaryzacja dokumentów używanych do transakcji finansowych - takich jak faktury, wewnętrzne zapotrzebowania materiałowe, wpływy zapasów i raporty z wydatków na podróże - może pomóc w utrzymaniu spójności dokumentacji w czasie..
Stosowanie standardowych formatów dokumentów może ułatwić przeglądanie rekordów z przeszłości podczas poszukiwania źródła jakichkolwiek rozbieżności w systemie. Brak standaryzacji może spowodować przeoczenie lub błędną interpretację pozycji w takiej recenzji.
Korzystanie z podwójnego systemu księgowego zwiększa niezawodność, zapewniając, że księgi są zawsze zrównoważone. Mimo to błędy mogą spowodować utratę równowagi systemu w dowolnym momencie..
Obliczanie dziennych lub tygodniowych sald próbnych może dostarczyć okresowych informacji o stanie systemu. Umożliwia to jak najszybsze wykrycie i zbadanie rozbieżności.
Uzgodnienia księgowe mogą zapewnić, że salda systemu księgowego pokrywają się z saldami rachunków innych podmiotów, takich jak banki, dostawcy i klienci kredytowi.
Na przykład uzgodnienie bankowe obejmuje porównanie sald gotówkowych oraz zapisów depozytów i wpływów między systemem księgowym a wyciągami bankowymi..
Różnice między tymi typami kont towarzyszących mogą ujawnić błędy lub rozbieżności w samych kontach. Mogą również wykazać, że błędy mogą pochodzić od innych podmiotów.
Wymaganie od określonych menedżerów autoryzacji określonych typów transakcji może dodać warstwę odpowiedzialności do zapisów księgowych. Oznacza to, że transakcje zostały przejrzane, przeanalizowane i zatwierdzone przez odpowiednie organy..
Wymaganie zgody w celu dokonania dużych wydatków i płatności uniemożliwia pozbawionym skrupułów pracownikom dokonywanie dużych oszukańczych transakcji z wykorzystaniem środków firmy.
Dobrze zaprojektowane kontrole wewnętrzne chronią aktywa przed utratą. Strata może być przypadkową stratą, która jest wynikiem uczciwych błędów popełnionych przez ludzi. Może to być również celowa strata wynikająca z celowych nieuczciwych działań.
Kontrole wewnętrzne zapewniają, że kierownictwo ma dokładne, aktualne i kompletne informacje - w tym zapisy księgowe - umożliwiające planowanie, kontrolowanie i raportowanie operacji biznesowych.
Kontrole wewnętrzne pomagają zapewnić, że firma przestrzega wielu krajowych, stanowych i lokalnych praw i przepisów, które mają wpływ na działalność biznesową..
Kontrole wewnętrzne zapewniają środowisko, w którym menedżerowie i pracownicy mogą maksymalizować wydajność i skuteczność działań.
System kontroli wewnętrznej zapewnia kierownictwu mechanizm monitorowania realizacji celów operacyjnych..
Aktywa płynne zawsze wymagają większej ochrony niż aktywa niepłynne, ponieważ łatwiej je ukraść; na przykład weź gotówkę.
Gotówka jest najbardziej płynnym aktywem i może zostać łatwo skradziona przez każdego obsługującego ją pracownika. Aby chronić pieniądze firmy, wdrażane są specjalne kontrole wewnętrzne.
Wewnętrzna kontrola podziału obowiązków jest często stosowana w przypadku gotówki. Kontrola ta wymaga, aby osoba, która otrzymuje gotówkę od klienta i osoba, która rejestruje pokwitowanie w systemie księgowym, nigdy nie była tym samym pracownikiem..
W rzeczywistości niektóre systemy kontroli wewnętrznej idą o krok dalej i wymagają od jednego pracownika pobrania gotówki, drugiego do zdeponowania jej w banku, a jeszcze innego do zarejestrowania w systemie księgowym..
Dzięki podziałowi obowiązków każdego pracownika żadna osoba nie może samodzielnie odebrać gotówki, zdeponować jej i odnotować sprzedaży w księgowości. Zapobiega to oszustwom, ponieważ w ten sposób osoba nie może włożyć do kieszeni części zebranej gotówki i zarejestrować mniejszej kwoty paragonu w systemie księgowym..
Jeszcze bez komentarzy