Plik reengineering procesu to strategia zarządzania biznesem, która koncentruje się na analizie przepływów pracy i procesów biznesowych organizacji w celu osiągnięcia znacznej poprawy jej wydajności, produktywności i jakości.
Jest to praktyka ponownego przemyślenia i przeprojektowania sposobu wykonywania pracy w celu lepszego wspierania misji organizacji i obniżenia kosztów. Proces biznesowy odnosi się do zestawu powiązanych ze sobą zadań lub czynności wykonywanych w celu osiągnięcia określonego rezultatu.
Rozpoczyna się od wysokiego poziomu oceny misji organizacji, celów strategicznych i potrzeb klientów. Zadawane są podstawowe pytania, takie jak Czy misja musi zostać przedefiniowana? Czy cele strategiczne są zgodne z misją? Kim są klienci?
Firma może uznać, że działa w oparciu o wątpliwe założenia, zwłaszcza jeśli chodzi o potrzeby i pragnienia swoich klientów. Dopiero gdy organizacja ponownie rozważy, co powinna robić, decyduje, jak zrobić to lepiej.
Indeks artykułów
W ramach podstawowej oceny misji i celów, reengineering koncentruje się na procesach, krokach i procedurach organizacji, które regulują, w jaki sposób zasoby są wykorzystywane do tworzenia produktów i usług spełniających potrzeby klientów lub określonych rynków..
Reengineering identyfikuje, analizuje i przeprojektowuje podstawowe procesy biznesowe organizacji w celu osiągnięcia radykalnej poprawy krytycznych miar wydajności, takich jak koszt, jakość, obsługa i szybkość..
Technologia informacyjna jest postrzegana jako czynnik umożliwiający tworzenie nowych form organizacji i współpracy, a nie wspieranie istniejących funkcji biznesowych.
Reengineering procesów wywodzi się z różnych dyscyplin i można wyodrębnić cztery główne obszary, które podlegają zmianom: organizacja, technologia, strategia i ludzie. Widok procesu jest używany jako wspólna struktura do rozważenia tych obszarów.
Istnieją trzy różne rodzaje przebudowy procesów, które może rozpocząć każda firma:
Tego typu reengineering może doprowadzić firmę do niezwykłego obniżenia kosztów procesów, które nie są fundamentalne, albo radykalnie zmieniając te procesy, albo nawet całkowicie je eliminując..
Wykracza daleko poza to, co można osiągnąć zwykłymi wysiłkami na rzecz obniżenia kosztów.
Dzięki temu rodzajowi przeprojektowania stara się zagłębić w główne procesy wytwarzane w firmie.
Ma to stać się najlepszym w swojej klasie, na światowym poziomie, przy jednoczesnym osiągnięciu konkurencyjnej równoważności z firmami, które w przeszłości wyznaczały reguły i ustanawiały standardy branżowe..
Ten rodzaj reengineeringu ma na celu zlokalizowanie i wprowadzenie radykalnych punktów innowacji, zmianę istniejących zasad i ustanowienie nowej definicji najlepszego w swojej klasie dla wszystkich firm, które próbują się nimi stać..
Model koncentruje się na elemencie zmiany ludzi, a konkretnie na tym, jak upewnić się, że zaangażowani pracownicy wspierają i wierzą w zmianę.
Po wykonaniu tej czynności model przechodzi do spojrzenia na wymiar biznesowy, koncentrując się na zidentyfikowaniu potrzeby zmiany, celów, które należy osiągnąć, sposobu ich osiągnięcia oraz skali czasowej, w której zostanie zakończona..
Aby wdrożyć skuteczną strategię zmian, należy pilnie dbać o wymiar biznesowy i osobisty. Istnieje pięć kluczowych kroków zapewniających wsparcie pracowników.
Pracownicy muszą dokładnie wiedzieć, jakie zmiany zachodzą i dlaczego są konieczne. Jeśli pracownicy nie są tego świadomi, mogą stracić motywację i kierunek w ramach strategii..
Kierownictwo odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu, że pracownicy są w pełni świadomi każdego elementu procesu zmian.
Wsparcie dla strategii zmian powinno w naturalny sposób pochodzić od pracowników. Zamiast wymuszać na pracownikach zmiany, włączenie ich w wizję i rozwój projektu zapewni ich wsparcie dla efektu końcowego..
Reengineering prawdopodobnie przyniesie zmianę rutyny i umiejętności pracowników, a także ogólną zmianę w organizacji..
Z tego powodu należy w pełni wspierać pracowników w zdobywaniu i rozwijaniu tych umiejętności..
Tę wiedzę trzeba rozwijać, ale może się to zdarzyć tylko wtedy, gdy dana osoba posiada niezbędne umiejętności..
Proces zmiany i nagrody dla osób, które zmieniają swoje metody, powinny zostać wzmocnione po zaistnieniu zmiany. Dzięki temu pracownicy oprą się pokusie powrotu do starych nawyków..
Główną zaletą modelu jest to, że skupia się on na przejściu, a nie na zmianie. Różnica między nimi jest subtelna, ale ważna.
Zmiana to coś, co przydarza się ludziom, nawet jeśli się z tym nie zgadzają. Z drugiej strony przejście jest tym, co dzieje się w umysłach ludzi, gdy przechodzą przez zmianę..
Zmiana może nastąpić bardzo szybko, podczas gdy przejście zwykle następuje wolniej.
Model podkreśla trzy etapy przejścia, przez które przechodzą ludzie, gdy doświadczają zmiany. To są:
- Zakończenie, strata i puszczenie.
- Strefa neutralna.
- Nowy początek.
Bridges mówi, że ludzie przechodzą przez każdy etap we własnym tempie. Na przykład ci, którzy czują się dobrze ze zmianą, prawdopodobnie szybko przejdą do trzeciego etapu, podczas gdy inni pozostaną na pierwszym lub drugim etapie..
Reengineering procesów biznesowych nie jest łatwym zadaniem. Jeśli każda faza nie zostanie pomyślnie zakończona, próby zmiany mogą się nie powieść.
Należy przeprowadzić dochodzenie. Jakie procesy mogą nie działać? Czy pod pewnymi względami konkurencja jest lepsza czy gorsza od firmy?
Po uzyskaniu wszystkich informacji należy opracować bardzo kompletny plan z udziałem kierowników różnych działów..
Kierownictwo będzie musiało odgrywać rolę sprzedawcy. Będziesz musiał przekazać wielką wizję zmiany i pokazać, jak pozytywnie wpłynie ona nawet na pracowników o najniższych kwalifikacjach..
Jak w przypadku każdego innego projektu, reengineering procesu wymaga zespołu dobrze wyszkolonych i zmotywowanych ludzi, którzy wykonają niezbędne kroki. W większości przypadków zespół składa się z:
Jeśli chodzi o dokonanie poważnej zmiany, potrzebujesz nadzoru osoby, która może podejmować decyzje iz kim się bezpośrednio kontaktować.
Potrzebny będzie ktoś, kto zna komplikacje tego procesu. Tam interweniuje kierownik operacyjny, pracując nad procesami i mogąc wnieść swój wkład dzięki swojej ogromnej wiedzy.
Potrzebni będą właściwi inżynierowie. Przeprojektowanie procesów może wymagać doświadczenia w kilku różnych dziedzinach, od IT po produkcję..
Należy zdefiniować prawidłowe wskaźniki KPI. Wskaźniki KPI zwykle różnią się w zależności od optymalizowanego procesu.
Następnie procesy należy śledzić indywidualnie. Najłatwiej to zrobić, mapując procesy biznesowe..
Jest o wiele łatwiej, jeśli masz wszystko na piśmie krok po kroku. Tutaj z pomocą przychodzi kierownik operacyjny, który ułatwia definiowanie i analizowanie procesów..
Najbardziej podstawowym sposobem pracy z procesami są schematy blokowe. Weź ołówek i papier i zapisz procesy krok po kroku.
Jeśli masz większą wiedzę na temat technologii, użycie oprogramowania do analizy procesów może znacznie ułatwić wszystko.
W tym momencie nie ma wiele do dodania. To, co teraz należy zrobić, to kontynuować wprowadzanie teorii w życie i zobaczyć, jak utrzymywane są kluczowe wskaźniki efektywności.
Jeśli wskaźniki KPI pokazują, że nowe rozwiązanie działa lepiej, możesz zacząć skalować rozwiązanie powoli, wprowadzając je w życie w ramach coraz większej liczby procesów biznesowych..
W latach osiemdziesiątych amerykański przemysł samochodowy przechodził recesję. Chcąc obniżyć koszty, Ford postanowił dokładnie przeanalizować procesy biznesowe niektórych swoich działów, próbując znaleźć nieefektywne procesy..
Zauważyli, że w dziale księgowości pracuje ponad 500 osób. Dla porównania około 100 osób pracowało w tym samym dziale u konkurenta Mazdy.
Pomimo tego, że Ford był większą firmą, postawił sobie wymierny cel, jakim było zmniejszenie liczby pracowników tego działu do zaledwie 200 osób..
Rozpoczęli inicjatywę przebudowy procesów, aby dowiedzieć się, dlaczego departament zatrudniał tak wielu pracowników. Przeanalizowali obecny system i stwierdzili, że działa on w następujący sposób:
- Kiedy dział zakupów napisał zamówienie, wysłał kopię do działu rozrachunków z dostawcami.
- Następnie dział kontroli materiałów odebrał towar i przesłał kopię dokumentu dotyczącego rozrachunków z dostawcami..
- Jednocześnie dostawca przesłał paragon za dostarczony towar do odbiorców..
Księgowy musiał dopasować trzy zamówienia i dopasowując je, dokonał płatności ręcznie. Ten proces wymagał dużej siły roboczej w dziale.
Zamiast wprowadzać drobne zmiany, Ford opracował całkowicie nowy proces. Technologie informacyjne odegrały ważną rolę w tym nowym procesie.
Opracowali bazę danych, do której wysyłano powiadomienie, gdy dział zakupów złożył zamówienie.
Gdy materiały zostały dostarczone, magazynier wprowadził je do komputera. W ten sposób można było od razu sprawdzić, czy dostarczone materiały były w porządku, aby później automatycznie zapłacić.
W ten sposób całkowicie wyeliminowano staranie się pracowników rozrachunkowych z zamówieniami, zmniejszając liczbę pracowników administracyjnych o 75%.
Taco Bell przebudował swoją działalność, koncentrując się bardziej na aspekcie usług i centralizując obszar produkcyjny.
Wraz z utworzeniem programu K-Minus mięso, kukurydza, fasola, sałata, ser i pomidory do ich restauracji były teraz przygotowywane poza restauracją. W restauracjach te przygotowane składniki były montowane tylko wtedy, gdy klient o to poprosił.
Niektóre z sukcesów tego nowego sposobu pracy to zwiększona motywacja pracowników, lepsza kontrola jakości, mniej wypadków, większe oszczędności i więcej czasu na skupienie się na obsłudze klienta..
Reengineering procesów zmniejsza koszty i skraca czas trwania cykli, eliminując nieproduktywne czynności i pracowników, którzy je wykonują.
Reorganizacja zespołu zmniejsza potrzebę zarządzania różnymi poziomami, przyspiesza przepływ informacji, eliminuje błędy i poprawki spowodowane wielokrotnymi transferami.
Przeprojektowanie procesu poprawia jakość poprzez zmniejszenie fragmentacji pracy i ustanowienie jasnej własności procesu.
Pracownicy biorą odpowiedzialność za swoją produkcję i mogą mierzyć swoje wyniki na podstawie szybkich informacji zwrotnych.
Celem reengineeringu procesów jest unowocześnienie przestarzałych procesów i często daje wyniki oszczędzające czas. Na przykład organizacja może odkryć, że określony proces może być wykonywany przez dwóch pracowników zamiast czterech..
Przejście od zorientowanego na zadania do zorientowanego na proces, skupia się na kliencie. Ma to tę zaletę, że wszystkie nieistotne procesy szybko wychodzą na pierwszy plan, po czym można je łatwo usunąć lub zmodyfikować..
Zazwyczaj zmiany, które wprowadza organizacja, są zauważalne tylko stopniowo. Jednak aby zachować konkurencyjność i sprostać potrzebom klientów, musisz działać odpowiednio.
Dzięki reengineeringowi procesu radykalne zmiany są wprowadzane w stosunkowo krótkim czasie.
Niektórzy pracownicy mogą nie dostosować się do zmian, a nowi menedżerowie mogą być przytłoczeni. Inni pracownicy staną się przestarzali, jeśli ich główna rola zostanie usunięta w ramach przeglądu procesu.
Jeśli w poniedziałek rano pracownik usłyszy, że jego pełny opis stanowiska pracy został zmieniony, może to wydawać się niepokojące..
Dlatego bardzo ważne jest, aby wdrażane zmiany były dobrze zakomunikowane pracownikowi..
Przebudowa procesu zazwyczaj wymaga inwestycji, szczególnie w technologię. Przestarzałe metody, takie jak ręczne wykonywanie zadań, zastępują programy komputerowe.
Programy poprawiają wydajność i zmniejszają liczbę błędów, ale firma musi zainwestować w oprogramowanie i szkolenia, co jest kosztowną opcją dla firm, które chcą natychmiast zmniejszyć wydatki.
Jeszcze bez komentarzy