Jak poprawić skuteczną komunikację 10 praktycznych wskazówek

Plik efektywna komunikacja osobiste, w organizacjach i firmach jest bardzo ważne dla osiągania celów i rozwijania osobistych relacji - Najbardziej złożone wyzwania w życiu, takie jak istotne relacje społeczne (matka / ojciec-dzieci, rodzina, partner, praca itp.) lub awans zawodowy kariera wymaga prawidłowego zarządzania komunikacją.

Komunikacja ustna czy pisemna nie jest prostą sprawą. Dobra wiadomość jest taka, że ​​umiejętności komunikowania się można się nauczyć. Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, nauczysz się usprawniać skuteczną komunikację i wkrótce zauważysz zmiany w akceptacji, zaufaniu i rozwoju zawodowym..

10 kroków do rozwoju skutecznej komunikacji

1-Nie bierz niczego za pewnik

Wiele osób, szczególnie na polu zawodowym, jest przekonanych o swojej przewadze komunikacyjnej, wyznając takie przekonania jak:

„Jestem dobrym rozmówcą… wszyscy inni mają problem”.

„Mój sposób komunikowania się nie jest problemem, to inni, którzy nie wiedzą, jak słuchać”.

Wytykanie błędów innych jako usprawiedliwienia naszych problemów jest rozrywką numer jeden społeczeństw indywidualistycznych, rozróżnienie zaproponowane przez naukowca Millera w 1984 r.¹.

Ten efekt komunikacyjny, o którym mówię, jest efektem atrybucji: interpretacja lub wyjaśnienie dotyczące przyczyn, motywów i przyczyn jakiegoś wydarzenia (w tym przekonań, postaw i zachowań) u innych lub u osoby, która je powoduje.

Naukowiec Kelley zaproponował, że gdyby istoty ludzkie działały jak naukowcy, moglibyśmy uzyskać tego typu atrybucję tylko wtedy, gdyby w konkretnej proponowanej sytuacji^dwa:

• Zawsze, gdy jesteśmy z tą osobą, dzieje się z nami to samo.
• Ta osoba ma ten sam problem z większą liczbą osób.

Jednak ze względów kulturowych i związanych z nauką nie jesteśmy naukowcami ani obiektywnymi, gdy dokonujemy ocen atrybucji..

Wracając do przykładu, najprostszym i najszybszym sposobem jest obwinianie drugiego za pewien problem, dlaczego?

• Potwierdzające odchylenie trendu: doświadczamy tego błędu atrybucyjnego, jeśli nie szukamy informacji, które wykraczają poza naszą osobistą percepcję lub jeśli nakładamy nasz osąd na opinie innych.

Oznacza to, że jeśli postępujemy jak ludzie, a nie naukowcy, prawdopodobnie założymy, że wina drugiej osoby jest prawdziwa, nawet jeśli tylko pierwsza obserwacja zaproponowana przez Kelley jest prawdziwa..

Największym wrogiem uczenia się i rozwoju osobistego jest nasz sposób myślenia. Jeśli uznamy, że jesteśmy doskonali, a inni źle komunikują się, nigdy nie zadamy sobie pytania, co możemy poprawić.

Prawda jest taka, że ​​każdy z nas ma mocne i słabe strony w różnych aspektach komunikacji międzyludzkiej. Nie ma na tej planecie ani jednej osoby, która nie musiałaby pracować nad poprawą komunikacji, ponieważ jest to praca na całe życie, nigdy nie wolno nam opuszczać czujności.

2-Poznaj siebie

Zanim zdecydujesz się na zmiany w sposobie komunikacji, powinieneś wiedzieć, jakie są Twoje mocne strony, aby spróbować je utrzymać i uczyć się z nich lub jakie są Twoje słabości, nad którymi powinieneś popracować..

Poświęć trochę czasu na przejrzenie ostatnich spotkań komunikacyjnych, jakie miałeś. Zadawaj sobie pytania i spróbuj opisać swój styl komunikacji. Niektóre z pytań, które możesz sobie zadać w każdej scenie komunikacyjnej, którą pamiętasz, są następujące:

• Jak się komunikowałem (zachowania, postawy, rodzaj użytych argumentów itp.)?
• Jakie były konsekwencje takiej komunikacji?
• Które z używanych narzędzi komunikacji były bardziej pozytywne, a które bardziej negatywne??
• Jakich narzędzi możesz szeroko używać?
• A wśród negatywów, jak mogę uniknąć ich ponoszenia?

3-Zachowaj globalną wizję

Wyobraź sobie, że pracujesz lub studiujesz w grupie. Prawdopodobnie najważniejszą rzeczą dla Ciebie i dla grupy jest zadanie. Jest to jednak miecz obosieczny.

Kiedy jest jakieś zadanie do wykonania, zwykle skupiamy się na nim i zaniedbujemy kontakt z ludźmi. W takim przypadku staraj się zachować globalną wizję tego, co się dzieje.

Ponieważ większość błędów w wykonywaniu pracy wynika ze słabej komunikacji, staraj się być obiektywnym głosem grupy. Ponadto przy wielu okazjach będziesz zaangażowany w dyskusje grupowe. Jeśli byłeś obserwatorem, będziesz wiedział, jak zidentyfikować przyczynę konfliktu, aby go rozwiązać.

4-Posłuchaj, zanim coś powiesz

Ściśle związane z poprzednim punktem, znajdujemy to zjawisko. Z pewnością będziesz w stanie zidentyfikować kilka sytuacji komunikacyjnych w swoim życiu, w których broniłeś swojej pozycji zębami i paznokciami.

Im ważniejszy jest dla nas temat do omówienia w rozmowie, tym bardziej będziemy starać się wziąć pod uwagę naszą opinię.

Może to prowadzić do tego, że nie słuchamy i nie monopolizujemy mowy, a nawet konfrontujemy się z innymi ze względu na dominację naszego punktu widzenia. Jednak w wielu przypadkach punkt widzenia twój i innych nie jest tak przeciwny, jak mogłoby się wydawać na początku..

Dlatego najlepszą strategią, aby uniknąć znalezienia się w niewygodnych sytuacjach, które sprawiają, że pamiętamy rozmowę jako porażkę, jest wysłuchanie rozmowy przed mówieniem i próba przedstawienia krótkich, ale bardzo pouczających argumentów w sposób asertywny..

Asertywność w pracy

Asertywność stanowi punkt pośredni między biernością a agresywnością w naszym dyskursie komunikacyjnym. Termin ten, choć pochodzi z łaciny (afirmacja pewności rzeczy), został po raz pierwszy szczegółowo opisany przez Wolpe i Lazarus w 1958 r..

Asertywność polega na wyrażaniu siebie i szanowaniu siebie, mówieniu tego, co myślimy i mówimy bez obawy przed odwetem, tak, zawsze robiąc to z elegancją i z maksymalnym szacunkiem.

Co powinienem zrobić, aby być asertywnym?

• Zawsze mów prawdę, bez względu na to, czy jest to pozytywne, czy negatywne dla twojego rozmówcy, bez traktowania go z pogardą lub wysyłania krzywdzących wiadomości. Asertywność oznacza elegancję i szacunek dla innych.
• Przekaż swoją wiadomość jasno, zwięźle, szybko i zdecydowanie. Komunikacja asertywna nie oznacza wahania. Jeśli chodzi o skuteczną komunikację, zawsze mniej znaczy więcej.
• Mów o tym, co wiesz, nigdy nie opieraj się na zwykłych spekulacjach lub spostrzeżeniach. Dlaczego? Jeśli Twoja wiarygodność jako źródła informacji jest obniżona, jest bardzo prawdopodobne, że Twój rozmówca skorzysta z okazji, aby „pożreć” Cię swoimi argumentami, wchodząc w krąg komunikacji agresywno-obronnej.
• Zaproś do dialogu, zadawaj pytania i proś o udział.
• Słuchaj aktywnie swojego rozmówcy. Aktywne słuchanie to przede wszystkim niewerbalny wymiar komunikacyjny³. Twoja mimika i gesty potwierdzające wskażą twojemu rozmówcy twoją opinię bez potrzeby mówienia. To świetny sposób na zapisywanie słów i wyrażanie siebie podczas słuchania. Ponadto pobudzisz większą motywację komunikacyjną i zainteresowanie sobą jako osobą, z którą możesz dzielić się punktami widzenia.

6 - mieć pozytywne nastawienie

Każdy akt komunikacyjny między ludźmi zawiera te dwa elementy.

Postawy wywodzą się z naszych przekonań, uczuć i intencji. Psycholog Allport zdefiniował je jako dyspozycje psychiczne i neurologiczne, które są zorganizowane na podstawie doświadczenia, które wywiera bezpośredni lub dynamiczny wpływ na reakcje jednostki na wszystkie przedmioty i wszystkie sytuacje, które im odpowiadają..

Jeśli przeanalizujemy tę definicję, zobaczymy, że w akcie komunikacyjnym nasze postawy są równie ważne jak nasze zachowanie. W każdej wymianie komunikacyjnej nasze postawy będą zawsze obecne, dostarczając informacji naszemu rozmówcy..

Kiedy mówię o postawach, mam na myśli zarówno te, które mamy wobec siebie, jak i te, które przyjmujemy wobec drugiej osoby, i oba typy postaw mają ogromne znaczenie.

Jeśli twoja postawa wobec siebie jest negatywna (niska samoocena), odbije się to na twoim sposobie komunikowania się, znacznie utrudniając zadanie..

W jaki sposób? Osoba, która nie ceni siebie i chce wystarczająco dużo, spowoduje ten sam efekt u swojego rozmówcy, a jego wiarygodność zostanie zmniejszona.

Wręcz przeciwnie, jeśli zachowasz pozytywne nastawienie do siebie, szybko zauważysz, że inni będą bardziej zainteresowani wysłuchaniem twojej opinii i zaakceptowaniem twoich argumentów..

7-Dostosuj się do swojego rozmówcy

Wszystko się komunikuje: Ty, Twój rozmówca, temat, moment, miejsce i droga.

W zależności od tego, jaka powinna być rozmowa, należy dostosować kontekst. Dlatego rozmowa służbowa to nie to samo, co rozmowa z przyjaciółmi lub rodziną..

Zresztą najważniejsza jest osoba, z którą się komunikujesz. W tym kierunku Einstein powiedział: „Nie rozumiesz czegoś, dopóki nie jesteś w stanie wytłumaczyć tego swojej babci”..

8-Empatia: Co myśli mój rozmówca?

Prawdopodobnie bardzo często zadajesz sobie to pytanie podczas rozmowy. Jeśli tak, to bardzo dobrze. Empatia to zdolność postrzegania myśli, uczuć, emocji i intencji innej osoby.

Im lepiej poznajesz osobę, tym lepiej potrafisz ją wczuć, a im bardziej przyzwyczaisz się do interpretowania tego, co druga osoba czuje lub myśli, tym lepsze będą Twoje umiejętności..

Jeśli Twój rozmówca poczuje, że go współczujesz, będzie bardziej zainteresowany i zmotywowany Twoją rozmową. Dlatego empatia jest potężnym narzędziem komunikacji. Zainteresowanie innymi sprawami wzbudzi zainteresowanie.

Co mogę zrobić, aby okazywać empatię w rozmowie?

• Zapytaj go, czy twoje wrażenia są poprawne. Podczas rozmowy spróbuj odgadnąć, co myśli lub czuje druga osoba. Kiedy masz przybliżony pomysł, zapytaj pośrednio, używając wyrażeń takich jak „Wydaje się, że…. Mam rację?" lub „Mam wrażenie, że…”. W oparciu o otrzymaną odpowiedź otrzymasz wskazówki, jak zinterpretować sygnały tej konkretnej osoby.
• Zwróć uwagę na wygląd swojego rozmówcy: Nie na próżno mówi się, że oczy są zwierciadłem duszy. Wygląd osoby powie ci, jak się czuje.
• Wzajemność emocjonalna: jeśli chcesz, aby osoba, z którą rozmawiasz, wyrażała swoje emocje, zacznij od tego samego. Jest bardzo prawdopodobne, że w ten sposób druga osoba dostosuje się do Twojego poziomu ekspresji.

Ściśle związana z empatią jest koncepcja komunikacji etycznej. Odnosi się to do wzięcia pod uwagę dobrego samopoczucia osoby, z którą się kontaktujesz, okazywania wrażliwości na jej uczucia i przekonania..

Jeśli dana osoba poczuje się zrozumiana, będzie bardziej otwarta na słuchanie Ciebie i wyrażanie tego, co naprawdę czuje.

9-Obserwacja i aktywne słuchanie

Kiedy się komunikujemy, wszystkie nasze zmysły mogą dostarczyć nam bardzo cennych informacji. Starając się traktować przede wszystkim zmysł słuchu, otrzymujemy tylko 45% wszystkich informacji przekazanych przez naszego rozmówcę: ton głosu, głośność, rytm i treść.

Pozostałe 55% informacji komunikacyjnych można odbierać zmysłem wzroku³ Ale w tym celu musimy ćwiczyć i przyzwyczaić się do chwytania tych kluczy: wyrazu twarzy, gestów, pozycji, częstości oddechów, odległości itp..

Kiedy słuchamy naszego rozmówcy, musimy przyzwyczaić się do robienia tego aktywnie, czyli wyciągania maksimum informacji z wychwyconych bodźców: myślenia, tworzenia skojarzeń, interpretacji itp. Ponadto dobrym narzędziem do motywowania Cię poprzez towarzyszenie Twojej przemowie jest robienie niewielkich skinień głową za pomocą słów lub gestów.

10-Uważaj na komunikacyjne zmiany

Jednym z najlepszych sposobów nauki skutecznego komunikowania się jest naprawianie i naprawianie naszych błędów. Istnieją pewne zmiany komunikacyjne, które występują z dużą częstotliwością w całej wymianie komunikacyjnej:

• Zniekształcenie: polega na częściowej lub subiektywnej interpretacji informacji przekazanych przez naszego rozmówcę. Kiedy słuchamy, musimy ustawić się w ramach odniesienia osoby mówiącej i starać się izolować własne, opierając się na naszych doświadczeniach i zdobytej wiedzy. Każdy człowiek jest światem.
• Pominięcie: ponieważ zdolność uwagi człowieka jest ograniczona, zwykle tracimy część informacji przekazywanych przez naszego rozmówcę. Może to być frustrujące i demotywujące dla osoby, z którą rozmawiasz. Staraj się modulować swoją uwagę, aby zapamiętać ważne informacje i odfiltrować mniej istotne informacje. Aby wiedzieć, co jest ważne, musimy zwrócić uwagę na język niewerbalny naszego rozmówcy, który zaakcentuje ten z większą treścią emocjonalną.
• Uogólnienie: ta zmiana, w przeciwieństwie do poprzednich, odnosi się do twoich komunikatów komunikacyjnych w odpowiedzi na komunikaty twojego rozmówcy. Mamy tendencję do generalizowania określonej sytuacji na „zawsze, nigdy, wszystko, nic itd.”. Staraj się unikać tych wyrażeń, uogólniając konkretne przypadki, które przekazuje ci osoba, z którą rozmawiasz. Dlaczego? Spowoduje to poczucie nieporozumienia u rozmówcy, które przełoży się na odrzucenie i frustrację wobec Ciebie.

A co robisz, aby nawiązać skuteczną komunikację z innymi? Twoje doświadczenie pomoże nam mieć inne opinie i czytelników. Dzięki!

Bibliografia

1. Miller, J.G. (1984). Kultura i rozwój codziennego wyjaśniania społecznego. Journal of Personality and Social Psychology, 46, 961-978.
2. Kelley, H.H. (1971). Udział w interakcjach społecznych. Nowy Jork: General Learning Press.
3. Mehrabian, Albert (1969): „
   Niektóre desygnaty i miary zachowań niewerbalnych ”. Behavior Research Methods and Instrumentation, 1, 203-207.
4. Xlibris Corporation. (2008). Efektywne umiejętności komunikacyjne: podstawy zmian.
5. Chambers, H.E. (2001). Efektywne umiejętności komunikacyjne dla pracowników naukowych i technicznych. Książki podstawowe.