Plik kontrola administracyjna Definiuje się go jako proces, za pomocą którego menedżerowie wpływają na innych członków organizacji w celu wdrożenia strategii. Odbywa się na podstawie informacji otrzymywanych przez menadżerów.
Zajmuje się koordynacją, alokacją zasobów, motywacją i pomiarem wyników. Praktyka kontroli zarządczej i projektowanie systemów kontroli zarządczej opiera się na szeregu dyscyplin naukowych.
Kontrola administracyjna obejmuje obszerne pomiary. Dlatego jest to powiązane i wymaga wkładu ze strony rachunkowości, zwłaszcza rachunkowości zarządczej. Po drugie, wiąże się z decyzjami dotyczącymi alokacji zasobów. W związku z tym jest powiązany i wymaga wkładu ze strony gospodarki, zwłaszcza ekonomii menadżerskiej..
Po trzecie, obejmuje komunikację i motywację do pracy. Oznacza to, że jest to powiązane i wymaga wkładu ze strony psychologii społecznej, zwłaszcza zachowań organizacyjnych..
Słabe kontrole w firmie stwarzają poważne zagrożenia, takie jak nieefektywne wykorzystanie zasobów, błędy przetwarzania, zmniejszona rentowność, brak zgodności z przepisami oraz kradzież lub sprzeniewierzenie aktywów przez pracowników.
Indeks artykułów
Istnieje ścisły związek między planowaniem a kontrolą. Planowanie to proces, w którym cele organizacji i metody ich osiągnięcia są ustalane. Kontrola to proces, który mierzy i kieruje rzeczywistą wydajność w stosunku do planowanych celów organizacji.
Po ustaleniu strategii i sporządzeniu planów głównym zadaniem kierownictwa jest podjęcie kroków w celu zapewnienia wykonania tych planów lub, jeśli wymagają tego warunki, ich modyfikacji..
Kontrola administracyjna jest jedną z funkcji kierowniczych, podobnie jak planowanie, organizacja, nadzór i kierowanie.
Jest to ważna funkcja, ponieważ pomaga weryfikować błędy i podejmować działania korygujące, aby zminimalizować odchylenia od standardów i osiągnąć założone cele organizacji w pożądany sposób..
Kontrolę administracyjną można zdefiniować jako funkcję systemu, która dostosowuje operacje w miarę potrzeb do osiągnięcia planu lub utrzymywania odchyleń w celach systemu w dopuszczalnych granicach..
Są to systemy, które zbierają i wykorzystują informacje do oceny wydajności różnych zasobów biznesowych, takich jak zasoby ludzkie, fizyczne, finansowe i ogólnie organizacji, w wyniku przyjętych strategii zarządzania..
Dlatego są zbiorem formalnych procedur niezbędnych dla efektywności administracyjnej i ekonomicznej. Menedżerowie używają go do utrzymania lub zmiany standardów w działalności organizacji.
Będąc integralną częścią całego systemu kontroli przedsiębiorstwa, jego celem jest zapewnienie pełnej i terminowej realizacji planów i polityk kierownictwa..
Mogą obejmować wszystko, od sposobu zamawiania materiałów eksploatacyjnych po planowanie wykorzystania zasobów, przydzielanie zadań lub zarządzanie zapasami..
System kontroli zarządczej to sposób, w jaki menedżerowie mogą dokumentować swoje strategie lub zasady organizacyjne. Jest to również sposób na ocenę wydajności wewnętrznych procesów korporacyjnych poprzez porównanie ich z zadeklarowanymi celami i politykami..
System kontroli administracyjnej jest narzędziem biznesowym, które może wskazać, jak dobrze organizacja radzi sobie zgodnie ze swoimi celami..
Jednak kontrole administracyjne są tylko jednym z narzędzi używanych przez menedżerów do wdrażania pożądanych strategii..
Strategie są wdrażane nie tylko poprzez kontrole administracyjne, ale także poprzez strukturę organizacyjną, zarządzanie zasobami ludzkimi i kulturę organizacyjną.
System kontroli administracyjnej jest narzędziem pomagającym kierownictwu kierować organizację w kierunku jej celów strategicznych i przewagi konkurencyjnej. Ogólnie przyjmuje się, że składa się z trzech elementów:
- Ustanowienie standardów.
- Pomiar rzeczywistej wydajności w stosunku do tych standardów.
- Podejmowanie działań naprawczych w przypadku odstępstw od zasad i planów.
Istnieją dwie powszechne trudności, które dotyczą systemów kontroli administracyjnej w przedsiębiorstwach.
- Umiejętność rozpoznawania obszarów, w których potrzebna jest większa kontrola.
- Umiejętność rozpoznania, kiedy istniejące kontrole są nieefektywne lub wadliwe.
Cele kontroli administracyjnej odnoszą się do wiarygodności informacji finansowych, terminowej informacji zwrotnej na temat osiągnięcia celów operacyjnych lub strategicznych oraz zgodności z prawem i regulacjami..
Nieprawidłowości w zarządzaniu firmą mogą zagrozić osiągnięciu ogólnych celów firmy, powodując utratę pozycji konkurencji i do czasu, gdy własne przetrwanie zostanie zagrożone.
Dlatego ważne jest, aby szybko wykryć nieprawidłowości. W ten sam sposób można zidentyfikować różne obwody i obszary, które chociaż nie są dotknięte anomaliami lub poważnymi awariami, można je zoptymalizować pod kątem ogólnego dobra firmy..
Kontrola administracyjna sprawdza, czy wszystko działa dobrze i czy zarówno proponowane cele, jak i poziomy ustalone na poziomie administracyjnym w odniesieniu do zysków, sprzedaży, bezpieczeństwa itp. Są spełnione bez znaczących modyfikacji.
W ten sposób firma staje się bezpieczniejsza, a jej standardy i procesy podejmowania decyzji operacyjnych są solidniejsze..
Wykrycie sytuacji nie jest zbyt przydatne, jeśli nie są podejmowane konkretne działania w celu przekierowania negatywnej okoliczności, dzięki szczegółowym i konkretnym informacjom dostarczonym przez kontrolę administracyjną.
Dokładna znajomość stanu firmy, w tym błędów, problemów i poprawnie załatwionych aspektów sprzyja lepszej komunikacji z pracownikami, motywując ich do zagwarantowania poprawienia niezbędnych aspektów lub przestrzegania właściwej linii..
Przedwczesne zdiagnozowanie konkretnych problemów wykrytych przez kontrolę administracyjną sprawia, że działania korygujące stają się zbędne, gdyż zastępowane są jedynie działaniami prewencyjnymi.
Największą zaletą kontroli menedżerskiej jest to, że tworzy ona cykl kierowania i kontroli dla przywództwa biznesowego. Podejmowanie decyzji jest usprawnione, ponieważ zaangażowanych jest mniej osób.
Pomaga menedżerom w mierzeniu rzeczywistych wyników i jako przewodnik do osiągania celów.
Współczesny trend organizacji biznesowych zmierza w kierunku decentralizacji, która wymaga systemu kontroli.
W decentralizacji uprawnienia decyzyjne są rozproszone po całej organizacji.
Kierownictwo musi zachować kontrolę w swoich rękach, aby zobaczyć, czy władza jest właściwie wykorzystywana. Decentralizacja nie może się powieść bez odpowiednich kontroli administracyjnych.
Wielkość nowoczesnych firm rośnie. Zatrudniony jest w nich duży kapitał i duża liczba osób.
Stwarza to problem z odpowiednią kontrolą, ponieważ istnieje wiele działów, które produkują i dystrybuują różne produkty. Do koordynowania ich działań potrzebny jest system kontroli.
Uprość monitorowanie, wskazując znaczące odchylenia. Kontroluje pracowników.
Dobry system sterowania bardzo szybko wykrywa słabe punkty. Pomaga to rozszerzyć zakres kontroli na wszystkich poziomach.
Techniki kontroli tworzą atmosferę porządku i dyscypliny w organizacji poprzez znajdowanie odchyleń i identyfikację czynników za nie odpowiedzialnych.
Zwiększa to motywację pracowników, ponieważ znają pracę, za którą są odpowiedzialni..
Wadą kontroli administracyjnej jest to, że może zniechęcać do kreatywności i innowacji, czyniąc firmę bardziej znormalizowaną i mniej elastyczną..
Organizacje posiadające ścisłą kontrolę administracyjną są często mniej zdolne do dostosowania się do zmian na rynku, w swojej branży czy otoczeniu prawnym, mając ograniczony zakres możliwych pomysłów i planów.
Kontrola administracyjna traci swoją skuteczność, gdy standardu wykonania nie można określić ilościowo.
Bardzo trudno jest ustalić ilościowy standard dla ludzkich zachowań, poziomu wydajności, satysfakcji z pracy, motywacji pracowników itp. W takich przypadkach decyzja należy do kierownika..
Firma nie może kontrolować czynników zewnętrznych, takich jak polityka rządu, zmiany technologiczne, zmiana mody, zmiana polityki konkurencji itp..
Pracownicy oddolni mogą czuć się niedoceniani i niezadowoleni, ponieważ nie wolno im przedstawiać swoich pomysłów. Pracownicy czują, że kontrola ogranicza ich swobodę działania. Może to prowadzić do dużej rotacji personelu..
Pracownicy często opierają się kontroli. W rezultacie zmniejsza się jego skuteczność.
Organizacje muszą poświęcić dużo czasu i pieniędzy, aby zainstalować system kontroli administracyjnej.
Korzyści muszą być większe niż związane z tym koszty, wtedy tylko kontrola będzie skuteczna, w przeciwnym razie doprowadzi do nieefektywności.
Bez kontroli administracyjnej proces zarządzania jest niekompletny. W firmach potrzeba kontroli wynika z kilku czynników:
- Trudno jest ustalić całkowicie precyzyjne standardy wydajności w dużych organizacjach. Z drugiej strony menedżer potrzebuje wszelkiego rodzaju aktualnych informacji, które nie zawsze są dostępne. Kontrola jest wymagana, aby ocenić dokładność norm.
- Pracownikom powierza się duże sumy pieniędzy i cenne zasoby. Jednak w przypadku braku kontroli pracownicy mogą ulec pokusom. Skuteczny system kontroli pomaga zminimalizować nieuczciwe zachowania pracowników.
- W przypadku braku kontroli pracownicy mogą się zrelaksować, a ich wyniki mogą spaść poniżej normy..
Dzięki kontroli zapewnia się, że zasoby organizacji są pozyskiwane i efektywnie wykorzystywane do osiągnięcia zamierzonych celów. Kontrola administracyjna oferuje następujące korzyści:
Umożliwia kierownictwu weryfikację jakości różnych planów. W związku z tym może ujawnić, które plany należy przeprojektować lub które cele należy zmodyfikować..
Zmiany w środowisku mogą sprawić, że pierwotne plany będą niewykonalne lub niepełne. Kontrola pomaga przeglądać i aktualizować plany.
Nawet jeśli menedżer przydziela pewne czynności i przekazuje uprawnienia swoim podwładnym, nadal jest odpowiedzialny za końcowe wykonanie.
Dlatego menedżer musi sprawdzać wyniki swoich podwładnych, aby upewnić się, że korzystają z delegowanych uprawnień w pożądany sposób..
Kontrola administracyjna umożliwia menedżerom wypełnianie ich obowiązków podczas delegowania uprawnień.
Inspiruj pracowników do ciężkiej pracy i lepszych wyników. Kiedy wiedzą, że ich wyniki są cenione, a ich nagrody są powiązane z tą oceną, postarają się dołożyć wszelkich starań..
Kontrola przyczynia się do efektywności operacji, koncentrując się na osiąganiu celów. Dlatego pozwala menedżerom wykrywać i korygować błędy, zanim staną się poważne, pomagając zminimalizować marnotrawstwo i straty..
Kontrola administracyjna to każdy proces, praktyka, polityka, narzędzie, pomiar lub system wdrożony w celu umożliwienia kierownictwu kierowania zasobami organizacji. Poniżej przedstawiono przykłady ilustrujące:
Formalnie udokumentuj plany jako wymagania i zarządzaj zmianami tych planów.
Kontrole finansowe, takie jak praktyka opracowywania, monitorowania i rozliczania budżetu.
Proces uzgadniania zestawu celów z pracownikami i oceny wyników w stosunku do tych celów.
Śledzenie wydajności pracowników w celu poprawy produktywności, wydajności i jakości pracy.
Proces składania, oceny, zatwierdzania, ustalania priorytetów, wdrażania, komunikowania i przeglądu zmian w organizacji.
Wdrażaj zabezpieczenia i środki zaradcze, aby uniknąć zagrożeń dla ludzi, mienia i informacji.
Wdrażanie procesów, procedur, systemów, kontroli, pomiarów i raportów w celu zapewnienia zgodności z prawem, przepisami, standardami i politykami wewnętrznymi.
Jest to ciągły proces porównywania wyników firmy z branżą, konkurencją lub aktualnymi najlepszymi praktykami..
Jest to powtarzalny proces dokonywania pomiarów rzeczy, ulepszania ich i ponownego mierzenia..
Upewnij się, że dane wyjściowe są zgodne ze specyfikacją. Na przykład zaimplementuj proces testowania produktów na linii produkcyjnej.
Jest to proces zapobiegania przyszłym awariom jakości. Na przykład praktyka badania pierwotnej przyczyny wszystkich błędów jakościowych w celu zidentyfikowania ulepszeń.
Popraw produktywność, wydajność i jakość, zastępując pracę automatyzacją.
Kontrola danych w takich obszarach, jak jakość danych, pochodzenie danych, bezpieczeństwo, integracja i zgodność.
Reguluj i rozliczaj zapasy, aby uniknąć niedoborów lub nadpodaży.
Kontrola aktywów, takich jak obiekty, infrastruktura, maszyny, oprogramowanie i własność intelektualna.
Na przykład system księgowania aktywów wdraża odpowiednie oddzielenie obaw dotyczących aktywów..
Jeszcze bez komentarzy