Przekaż pozytywną lub negatywną opinię używa metod komunikacji do przekazywania i otrzymywania informacji o adekwatności lub niewłaściwości naszej pracy. W pierwszym podejściu do tej koncepcji możesz pomyśleć, że szefowie komunikują pracownikom firmy o negatywnych aspektach.
Pozytywne opinie pokazują, że coś zostało zrobione dobrze. Na przykład: „Praca została wykonana w zwięzły sposób i jest bardzo dobrze zrozumiana. Negatywna informacja zwrotna pojawia się, gdy coś zostało zrobione źle. Na przykład: „Praca nie jest dobrze zrozumiana, zawiera mylące informacje”.
Zarówno pozytywne, jak i negatywne działania służą poprawie wydajności osoby, której przekazywane są informacje zwrotne. Jednak koncepcja informacji zwrotnej na temat pracy jest znacznie szersza, może być pozytywna lub negatywna i skierowana do pracownika, szefa lub współpracownika..
Jak stwierdził Farr (1993), w środowisku pracy jest wiele informacji, które mówią nam, jak wykonujemy naszą pracę. Jednak konieczne jest zrozumienie tych informacji, aby osiągnąć nasze cele i zadania. Informacje zwrotne o ofertach pracy pozwolą Ci między innymi:
Ponadto niektóre z korzyści, które uzyskasz, udzielając konstruktywnych informacji zwrotnych w swoim środowisku pracy, to:
Abyś mógł to skutecznie wprowadzić w życie, opisujemy 9 kroków, które musisz wziąć pod uwagę, aby rozwinąć tę metodę komunikacji:
Powinieneś zacząć od zapytania drugiej osoby, czy jest dostępna w tym czasie. Jeśli jest zajęta, spróbuj rozpocząć rozmowę później.
W ten sposób osoba, której przekazujesz informację zwrotną, poświęci Ci uwagę potrzebną do skutecznego komunikowania się. Z drugiej strony, aby wybrać scenariusz, musisz wziąć pod uwagę rodzaj informacji, które zamierzasz podać:
Jeśli chodzi o pozytywne opinie, powinieneś zdecydować się na to publicznie, aby dana osoba miała jeszcze większe społeczne uznanie dla adekwatności swojej pracy.
W przypadku, gdy chcesz zakomunikować pewne negatywne aspekty, wybierz prywatne miejsce, aby pracownik nie zauważył, że czuje się zawstydzony przed swoimi współpracownikami.
Jeśli jest jakiś aspekt, na temat którego chcesz przekazać opinię koledze, pracownikowi lub szefowi, nie czekaj zbyt długo. W przeciwnym razie osoba nie będzie dobrze pamiętać, o co chodzi.
Na przykład, jeśli powiesz komuś, że zachowanie, które miał 3 miesiące temu, nie było właściwe, ta osoba prawdopodobnie nie będzie kontekstualizować tego, co się stało, więc Twoja opinia nie przyniesie pożądanego efektu.
Jeśli jednak skomentujesz pozytywny lub negatywny aspekt czegoś, co zrobili w ciągu ostatnich kilku dni, będą mogli wziąć pod uwagę twoją opinię i skorygować - jeśli to konieczne -, ponieważ nadal nie odeszli zbytnio od swojego celu.
Ponadto ten punkt jest szczególnie ważny w odniesieniu do negatywnych opinii, ponieważ jeśli nie wyrazisz od razu swojej opinii, będziesz gromadzić skargi na osobę i pewnego dnia możesz być przytłoczony i komunikować wszystko, co przeszkadza ci z agresywną postawą.
Jest to powszechne w każdym rodzaju relacji - przyjaciele, partnerzy, rodzice itp. - Jeśli nie powiesz drugiej osobie, co Cię niepokoi, prawie nie zmieni to jej zachowania.
Postaw się na miejscu innych z empatią i zastanów się, jak chciałbyś, aby przekazywali Ci informacje o Twojej pracy i wynikach.
Z pewnością chciałbyś, aby osoba, która ma zamiar skomentować jakiś aspekt Twojej pracy, była empatyczna, starając się nie uszkodzić twoich uczuć, jeśli chodzi o negatywne informacje.
Jeśli ich praca wpłynęła w jakikolwiek sposób na twoją, postaraj się też nie tracić opanowania i wyjaśnij, jak się czujesz.
W tym procesie komunikacji powinieneś mieć zdolność aktywnego słuchania - a nie tylko mówienia. Obejmuje to umożliwienie drugiej osobie wypowiedzenia się na temat trudności, jakie napotkali na swojej drodze w związku z tym zadaniem..
Zwróć uwagę na powody, które skłoniły drugą osobę do takiego działania. Może znając jego okoliczności, zrozumiesz, że działał w najlepszy możliwy sposób.
Miej możliwość naprawienia błędu, jeśli uważasz, że się mylisz. W końcu opinie, które przekazujesz, są oparte na Twojej osobistej opinii, nie jest to absolutna prawda.
Ważne jest, aby zgłaszać swoje uwagi konkretnie, zamiast przekazywać informacje niejasne i ogólne. To nie to samo, co powiedzieć: „dobra robota” niż „Twój ostatni raport zawiera bardzo dokładne informacje o postępach firmy”.
Drugi komentarz sprawi, że druga osoba poczuje się bardziej doceniona i lepiej zrozumie swoją skuteczność w pracy..
Im bardziej szczegółowe i konkretne informacje podasz, tym lepsze konsekwencje będą miały dla działania drugiej osoby - tak jak im dokładniejszy jest kompas, tym łatwiej będzie nam sterować statkiem.-.
Technika ta polega na zapewnieniu:
W ten sposób unikniesz początkowego dyskomfortu związanego z rozpoczynaniem od negatywnego komentarza, dzięki czemu osoba będzie bardziej otwarta na Twoją opinię. Dodatkowo udaje Ci się zostawić w ustach dobry smak, a rozmowa zwieńczona jest kolejnym pozytywnym aspektem.
Osoba, która otrzyma informację zwrotną, nie poczuje się kwestionowana, ale zaakceptuje ją w bardziej pozytywny sposób i będzie skłonna zmienić negatywny aspekt, o którym wspomniałeś.
Przykładem tej techniki byłoby powiedzenie współpracownikowi:
„Twoja prezentacja na temat ostatnich sprzedaży dostarczyła mi bardzo cennych informacji. To było trochę długie, ale bardzo interesujące ”.
Bardzo ważne jest, aby dobrze wybrać słowa, których będziesz używać, aby nie krytykować danej osoby, ale raczej zachowanie, które popełniła w danym momencie.
Abyś lepiej to zrozumiał, nie jest tym samym powiedzenie „projekt nie został dostarczony na czas”, co „zawsze dostarczasz projekty z opóźnieniem”. W drugim przypadku osoba może czuć, że jest klasyfikowana jako nieodpowiedzialna i spowoduje to niewygodną i nieprzyjemną sytuację..
Skoncentruj się również na zachowaniach izolowanych, aby nie były one uogólniane. Zobaczmy przykład w odniesieniu do tego aspektu: Lepiej powiedzieć: „dziś rano spóźniłeś się 15 minut, chciałbym wiedzieć, czy miałeś jakieś problemy” niż: „jesteś bardzo spóźniony”.
Jak widać, w pierwszym przykładzie skupia się na zachowaniu spóźniania się - oprócz okazywania wobec tego empatycznej postawy.-.
W drugim zdaniu wręcz przeciwnie, jest to agresywne katalogowanie osoby na podstawie pewnych faktów, które czasami stanowią wyjątek, a nie normę..
Jeśli twoja opinia jest negatywna, dodaj komentarze mające na celu poprawę pracy. Pomoże to drugiej osobie dowiedzieć się, jak powinna wykonywać swoją pracę w produktywny sposób..
Na przykład, jeśli nie podobał Ci się sposób, w jaki pracownik obsługiwał klienta, możesz powiedzieć coś w stylu: „Dziś rano zauważyłem, że klient był niezadowolony z Twojego wyjaśnienia dotyczącego płatności w formie finansowania. Innym razem możesz zaoferować broszurę wyjaśniającą, aby lepiej ją zrozumieli ”.
Zwłaszcza jeśli jest to Twój pracownik, powinieneś zachęcać do tej dynamicznej i wymiany informacji, abyś Ty również mógł skorzystać z zalet posiadania natychmiastowych i konkretnych informacji o swojej pracy..
Znajomość opinii pracowników wokół Ciebie pomoże Ci zarządzać własną łodzią, o czym wspomnieliśmy na początku tego artykułu..
Mamy nadzieję, że wszystkie te wskazówki pomogą Ci poprawić komunikację ze współpracownikami i osiągnąć większą satysfakcję z pracy..
A ty, jakie inne wskazówki dotyczące pozytywnych lub negatywnych opinii byś dodał??
Jeszcze bez komentarzy