Plik dominują funkcje biurowe Są to czynności administracyjne wykonywane przez personel firmy, organizacji lub instytucji, które są niezbędne do ich funkcjonowania. Jeśli zostanie to zrobione skutecznie, wyniki będą zwykle znacznie lepsze niż w przypadku wykonania źle..
Praca biurowa zwykle odbywa się od poniedziałku do piątku i zaczyna się o 8 lub 9 rano. i trwa do 16 lub 17, chociaż różni się w zależności od kraju lub regionu.
Większość prac biurowych wymaga podstawowych umiejętności, takich jak: płynna komunikacja ustna, umiejętność pisania, archiwizowania oraz pewne doświadczenie w obsłudze sprzętu biurowego, takiego jak komputery, kserokopiarki itp..
W zależności od poziomu zajmowanego stanowiska lub odpowiedzialności wymaga od osoby wykształcenia technicznego, wyższego lub czwartego stopnia.
Jest to pierwsze i najważniejsze zadanie, ponieważ polega na zdefiniowaniu, w jaki sposób metody i struktury organizacyjne mogą przyczynić się do biznesplanu..
Istnieją narzędzia technologiczne, które pomagają później określić te metody w zadaniach rozdzielanych między członków zespołu, ale tylko dobre planowanie może zagwarantować, że wszystko w końcu przyczyni się do osiągnięcia celu biznesowego..
Planowanie ogólne wymaga jasnej wizji biznesowej i określonego poziomu hierarchii w firmie, ale każdy członek zespołu musi zaplanować swoją pracę tak, aby dotrzymać ustalonych celów i terminów..
Zadaniem, które na co dzień zajmuje osoba pracująca w biurze, jest pisanie na dowolnym nośniku raportów, które wspierają lub wyszczególniają ich funkcje lub służą do wyjaśnienia pozostałym współpracownikom szczegółów (tło, postęp, wyniki, plusy i minusy itp.) danego projektu.
Dokumenty te służą również jako zapis działalności organizacji, do której należy to biuro, na potrzeby przyszłych audytów lub przeglądów..
Są to spotkania pomiędzy członkami zespołu roboczego, podczas których wymieniane są pomysły na temat realizowanych projektów, przedstawiane są nowe propozycje, udostępniane są prezentacje, raporty lub raporty..
Zwykle ich celem jest ukierunkowanie wszystkich obecnych na osiągnięcie wspólnego celu, przypisanie każdemu ról, zadań i terminów. Służą również do rozwiązywania problemów, które mogły się pojawić podczas wykonywania zadań.
Zwykle mają bardzo określoną częstotliwość, czas trwania i dynamikę. Podobnie to, co jest w nich omawiane, jest zwykle rejestrowane w minutach lub minutach w celu zarchiwizowania.
Niektóre organizacje spotykają się codziennie, inne kilka dni w tygodniu, inne co dwa tygodnie, a jeszcze inne co miesiąc. Częstotliwość spotkań zależy od firmy i jej potrzeb.
Chodzi o takie skoordynowanie programu wszystkich osób, które muszą być na spotkaniu, w taki sposób, aby zbiegły się w określonym miejscu i czasie.
To trudne zadanie, więc poleganie na technologii może być dobrym pomysłem. Istnieją aplikacje, takie jak ScheduleOnce, które umożliwiają automatyczne planowanie spotkań, dzięki czemu goście mogą zobaczyć dostępne terminy i wybrać dogodny dla nich czas..
To zadanie może zająć dużo czasu. Raport Adobe opublikowany w 2016 roku, będący wynikiem ankiety przeprowadzonej samodzielnie przez ponad tysiąc pracowników, ujawnia, że spędzamy średnio 20,5 godziny tygodniowo, sprawdzając naszą służbową pocztę e-mail..
Klasyfikacja, czytanie i odpowiadanie na e-maile jest bardzo powszechną formą komunikacji i umożliwia wymianę plików i wrażeń związanych z projektem lub procesem organizacyjnym.
Chociaż firmy nieustannie szukają wydajniejszych sposobów zarządzania wiadomościami e-mail, istnieją również aplikacje do tego celu, takie jak inteligentne etykiety Gmaila.
Innym sposobem na przyspieszenie tego zadania jest włączenie standardowych szablonów wiadomości e-mail lub tekstów, które można wysyłać z minimalnymi modyfikacjami do różnych odbiorców iw różnym czasie..
W tym zadaniu należy zagwarantować, że pieniądz spełnia swój cykl życia przy zakupie i sprzedaży produktów i usług; mieć wszystkie faktury przesłane, zaksięgowane, opłacone i wysłane. Oczywiście są biura, w których tylko się temu poświęcają.
Działalność ta obejmuje również aktualizację kont finansowych i dokumentów prawnych, tak aby nie było problemów z ramami prawnymi dotyczącymi danej organizacji..
Funkcja ta zapewnia, że wszystkie towary związane z pracą firmy są transportowane do iz magazynów i klientów. Obejmuje również współpracę z dostawcami w celu pozyskania surowców do produkcji nowych produktów..
Celem tej funkcji jest zagwarantowanie, że firma posiada wszystko, co niezbędne do utrzymania ciągłości produkcji towarów lub usług, które komercjalizuje..
W biurze również wymagane jest odebranie telefonu, gdyż jest to środek komunikacji z klientami, dostawcami oraz między samymi współpracownikami..
Choć wydaje się to prostym zadaniem, wymaga pewnego protokołu, ponieważ może być głosem, który ktoś spoza firmy kojarzy z jej wizerunkiem. Dlatego ważne jest, aby przestrzegać zasad uprzejmości, zachować instytucjonalny ton, umiarkować głośność głosu i używane słownictwo.
Inną ważną informacją, która jest czasami pomijana podczas wykonywania tej funkcji, jest zapisanie jak największej ilości danych o osobie po drugiej stronie telefonu; Pozwoli to zasilić firmową bazę kontaktów i umożliwić poprawne śledzenie sprawy omawianej podczas rozmowy telefonicznej..
Większość zadań wykonywanych w biurze generuje jakiś dokument: faktury, notatki, protokoły, protokoły, raporty sprzedaży itp..
W wersji cyfrowej lub papierowej jest to ilość informacji, która wymaga od kogoś, kto będzie odpowiedzialny za ich katalogowanie, archiwizowanie i zabezpieczanie zgodnie z ich poziomem ważności dla firmy.
Właśnie ten ostatni punkt, dotyczący ochrony informacji, jest problemem, który stał się problemem dla wielu organizacji, dla których pojawia się coraz więcej narzędzi, protokołów i procedur zapewniających bezpieczeństwo plików i transmisji danych. organizacja.
W niektórych przypadkach używane są zewnętrzne dyski twarde, podczas gdy w innych istnieją specjalne serwery dla tych przypadków lub platformy przechowywania w „chmurze”, takie jak Microsoft OneDrive, Google Drive lub Apple iCloud..
Zadaniem, które choć nie wymaga bardzo wysokiego przygotowania akademickiego, ale wymaga dobrej organizacji, odpowiedzialności i poczucia pilności, jest dystrybucja korespondencji w biurze.
Szkic projektu, karta kredytowa wysłana przez bank, faktury od dostawcy lub list odpowiedzi od podmiotu rządowego to tylko niektóre z dokumentów, na które może czekać każdy pracownik i na których wiele innych procesów w firmie.
Funkcja ta polega na fizycznej obsłudze klientów, którzy mają wątpliwości lub skargi dotyczące produktów lub usług oferowanych przez firmę..
Polega na wydrukowaniu dokumentów, które należy zachować fizycznie lub skopiowaniu tych, które muszą być przechowywane w dwóch egzemplarzach lub dostarczone pracownikom firmy.
To jedno z zadań procesu doboru personelu. Mogą być realizowane indywidualnie lub w grupach, czyli skupiając się na jednym kandydacie lub kilku.
Materiały biurowe są niezbędne dla jego wydajności. Materiały papiernicze, tusz do drukarki, opakowanie lub papier muszą być zawsze dostępne, więc musi być ktoś odpowiedzialny za zarządzanie nimi.
Procedury administracyjne są niezbędne, aby firma mogła zachować stabilność i osiągnąć sukces biznesowy. Świadomość kwestii prawnych, papierkowej roboty i innych schematów biurokratycznych to tylko niektóre z tych funkcji.
Jeszcze bez komentarzy