Plik zasady kontroli administracyjnej czy są ogólne zasady, których należy przestrzegać w procesie analizowania, czy działania są przeprowadzane zgodnie z planem i podejmowania niezbędnych działań korygujących w celu potwierdzenia planowania.
Zarządzanie oznacza próbę jak najlepszego wykorzystania dostępnych zasobów, aby osiągnąć cel biznesowy. Dlatego administracja obejmuje całą działalność firmy.
Kontrole administracyjne to zbiór procedur niezbędnych do zapewnienia efektywności administracyjnej i ekonomicznej. Jako integralna część systemu kontroli wewnętrznej organizacji, jej celem jest zapewnienie pełnej i terminowej realizacji polityk i planów kierownictwa..
Niektóre przykłady kontroli administracyjnych obejmują zmiany proceduralne, szkolenie pracowników i instalację znaków ostrzegawczych..
Podstawowe zasady kontroli administracyjnej można podzielić na jedenaście kategorii, odzwierciedlających jej cel i charakter, strukturę i proces. Te zasady kontroli administracyjnej są szczegółowo opisane poniżej.
Podstawowym celem kontroli administracyjnej jest osiągnięcie celów. Odbywa się to poprzez wykrywanie błędów w planach.
Potencjalne lub rzeczywiste odchylenia od planów muszą być dostatecznie wykrywane, aby umożliwić skuteczne działania naprawcze.
System kontroli administracyjnej musi wykrywać i podkreślać przyczyny odstępstw od planów przy minimalnych możliwych kosztach.
Zasada wydajności jest szczególnie ważna w kontroli, ponieważ techniki są drogie i uciążliwe..
Menedżer może być tak pochłonięty kontrolą, że może wydać więcej niż to konieczne, aby wykryć odchylenie. Kontrole, które poważnie zakłócają władzę podwładnych lub motywację tych, którzy wykonują plany, są nieefektywne.
Główna odpowiedzialność za sprawowanie kontroli spoczywa na menedżerze odpowiedzialnym za wykonanie planów. Ich odpowiedzialności nie można uchylić ani odwołać bez zmiany struktury organizacji..
Odpowiedzialność za kontrolę należy powierzać określonym osobom na każdym etapie operacji.
Ta prosta zasada wyjaśnia rzadko rozumianą rolę kontrolerów i jednostek sterujących..
Agencje te działają jako usługa dostarczająca informacji kontrolnych. Nie mogą jednak sprawować kontroli, chyba że otrzymają władzę zarządczą i odpowiedzialność za kontrolowane rzeczy..
Kontrola, podobnie jak planowanie, musi być perspektywiczna i zapobiegawcza. Zasada ta była często zaniedbywana, głównie dlatego, że kontrola opierała się bardziej na danych statystycznych i księgowych niż na prognozach i prognozach..
Chociaż prognozy nie są dokładne, są lepsze niż zapisy historyczne. W idealnym przypadku system sterowania powinien zapewniać natychmiastową informację zwrotną w celu skorygowania odchyleń od pożądanej wydajności, gdy tylko się pojawią..
Jeśli nie jest to możliwe, sterowanie powinno opierać się na prognozach, aby przewidywać odchylenia w czasie. Więcej uwagi należy poświęcić zapobieganiu brakom, niż ich usuwaniu po ich wystąpieniu.
Na przykład prognozy gotówkowe pomagają utrzymać wypłacalność przedsiębiorstw, przewidując niedobory gotówki i zapobiegając im.
Zdecydowana większość stosowanych obecnie kontroli opiera się na fakcie, że ludzie popełniają błędy. Często używane jako pośrednie kontrole w celu wykrycia błędów, często po fakcie.
W miarę możliwości należy stosować bezpośrednie kontrole mające na celu zapobieganie błędom. Poprawa jakości menedżerów może zminimalizować potrzebę kontroli pośrednich. Wysokiej jakości menedżerowie popełniają bardzo mało błędów i wykonują wszystkie swoje funkcje z jak największą korzyścią.
Kontrola jest zadaniem zapewnienia skutecznego wykonywania planów. Dlatego techniki kontroli powinny odzwierciedlać specyficzny charakter i strukturę planów..
Im jaśniejsze i bardziej kompleksowe są plany organizacji i im więcej kontroli ma odzwierciedlać te plany, tym skuteczniejsze będą kontrole w zaspokajaniu potrzeb..
Na przykład kontrola kosztów powinna opierać się na planowanych kosztach określonego i konkretnego rodzaju.
Dane zwrotne należy najpierw zgłosić na dole piramidy; to znaczy do przełożonych, a nawet do personelu operacyjnego, który jest na najniższym szczeblu.
Da to pracownikom możliwość kontrolowania własnej sytuacji, a także przyspieszy działania naprawcze..
System kontroli administracyjnej odpowiada obszarowi władzy administracyjnej i powinien odzwierciedlać strukturę organizacji..
Dostosowanie systemu kontroli administracyjnej do struktury organizacji określa odpowiedzialność za działanie i ułatwia korektę odchyleń planów.
Podobnie informacje służące do oceny wyników w odniesieniu do planów muszą być dostosowane do stanowiska kierownika, który będzie z nich korzystał. Innymi słowy, wszystkie dane liczbowe i raporty używane do celów kontrolnych muszą odnosić się do organizacji..
Kontrole stają się skuteczne, gdy są zgodne ze stanowiskiem, odpowiedzialnością operacyjną, kompetencjami i potrzebami danej osoby..
Zakres i wymagane szczegółowe informacje różnią się w zależności od poziomu i roli kierownictwa.
Podobnie różni menedżerowie preferują różne formy i jednostki raportowania informacji. Dlatego kontrole muszą spełniać indywidualne wymagania każdego kierownika..
Wszystkie operacje mają pewne wrażliwe lub krytyczne punkty. To właśnie te powodują najwięcej problemów i prowadzą do dużych odchyleń.
Kierownik, sprawując kontrolę, powinien skupić się na czynnikach, które są krytyczne dla oceny wyników.
Weryfikowanie każdego szczegółu wykonania przez menedżera byłoby niepotrzebne i nieekonomiczne. Dlatego musisz skupić swoją uwagę na krytycznych punktach wydajności.
Kontrola okazuje się stratą czasu, jeśli nie zostaną podjęte działania naprawcze. Działania naprawcze mogą obejmować przemyślenie planów, reorganizację, wymianę lub szkolenie podwładnego, motywację personelu itp..
Kontrola jest uzasadniona tylko wtedy, gdy wskazane odstępstwa od planów są korygowane poprzez odpowiednie planowanie, organizację, personel i kierowanie..
Jeszcze bez komentarzy