Forma zapotrzebowanie na zakup Jest to dokument generowany przez dział użytkownika lub personel magazynu w celu powiadomienia działu zakupów o zamówionych artykułach, ilości i terminie dostawy. Zakup w firmie zaczyna się od zebrania wymagań.
Po ich opracowaniu należy poinformować dział zakupów. Zgłoszenie zapotrzebowania to dokument, który będzie zawierał listę tych wymagań. Aby zapobiec oszustwom, kierownicy działów generalnie nie mogą składać zamówień bezpośrednio od dostawców ani kupować w imieniu firmy..
Zamiast tego jest to inny dział zwany działem zakupów, który faktycznie składa zamówienia u dostawców zewnętrznych. Menedżerowie różnych działów używają formularzy zapotrzebowania na zakup, aby poinformować ten dział, jakie materiały należy zakupić..
Zgłoszenia zapotrzebowania i zamówienia są kluczowymi dokumentami w procesie pozyskiwania towarów potrzebnych firmie do działania, standaryzacji procesu zamawiania zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie..
Indeks artykułów
Kluczowe punkty dotyczące zapotrzebowania na zakup są następujące:
- Jest to prośba kierowana do działu zakupów o pozyskanie określonej listy materiałów.
- Potrzebujesz zgody organizacji zakupowej.
- Jest to dokument wewnętrzny; to znaczy pozostaje w organizacji.
Można utworzyć zgłoszenie zapotrzebowania dla następujących typów zamówień:
Pozyskiwanie dostaw i materiałów od dostawców, zarówno do procesów produkcyjnych, takich jak materiały biurowe i inne aktywa.
Dostarczenie surowca dostawcy, a tym samym uzyskanie gotowego produktu.
Pozyskanie materiału, który jest przechowywany w zakładach firmy i dostawca jest za to opłacany.
Aby uzyskać materiały z innego działu lub obszaru w tej samej organizacji.
Aby uzyskać usługi zewnętrznego dostawcy, takie jak wykonywanie prac konserwacyjnych w zakładzie.
Podstawowe elementy składające się na zgłoszenie zapotrzebowania to:
- Numer zamówienia umożliwiający identyfikację dokumentu. Musi być wstępnie zadrukowany.
- Dział zamówień.
- Data zapytania i żądana data dostawy.
- Imię i nazwisko osoby, która przygotowuje zamówienie oraz podpis osoby, która przeprowadza odpowiednie upoważnienie.
- Żądane pozycje należy szczegółowo opisać, aby uniknąć niedokładnych danych. Kwota musi być dokładna; bardzo ważne jest umieszczenie wymaganej jednostki (kilogramy, litry, jednostki itp.).
- Podpis kierownika działu zakupów, który zatwierdza lub nie zatwierdza zakupu.
- Jeśli zażądano już ofert od dostawców, należy je dołączyć do zamówienia.
Proces zgłaszania zapotrzebowań jest używany przez organizacje do składania i śledzenia zamówień na dostawy. Może to być wszystko, od surowców po meble biurowe i nie tylko.
Gdy kierownik działu uzna, że zaczyna brakować materiałów, wypełnia formularz zapotrzebowania na zakup, który zawiera pola wskazane powyżej..
Zgłoszenie zapotrzebowania to formularz wysyłany przez dział firmy do działu zakupów, zawierający listę towarów, które chce zamówić od dostawcy zewnętrznego..
Ten proces umożliwia użytkownikom składanie zamówień, uzyskiwanie zgody przełożonego, a co najważniejsze, umożliwia dostawcom zewnętrznym składanie ofert cenowych..
Gdy menedżer zakupów otrzyma w tym procesie zgłoszenie zapotrzebowania, może przejrzeć wszystkie informacje przesłane przez pierwotnego użytkownika. Menedżer po prostu wybiera, czy zamówienie zostanie zatwierdzone, czy nie.
W przypadku niezatwierdzenia znajduje się pole, w którym należy umieścić powód decyzji, a dział wnioskujący zostanie poinformowany o tej decyzji. Jeśli jednak kierownik wyrazi zgodę, następnym krokiem będzie zażądanie wyceny od dostawców.
Od czasu do czasu działy firmy będą potrzebować materiałów; zgłoszenie zapotrzebowania inicjuje proces zakupu. Dział zakupów będzie działał zgodnie z mocą dokumentu.
Jeśli wystąpi problem, dokument posłuży jako dowód, że dział zamówił dostawy z określoną komunikacją.
W przypadku braku odpowiednich kontroli pracownicy mogą popełniać oszustwa, ponieważ mogą zażądać materiałów do użytku osobistego..
W przypadku zgłoszenia zapotrzebowania istnieją środki zapobiegające oszustwom. Aplikacja musi przejść przez kilka rąk, aby zapewnić jej dokładność i konieczność.
Dzięki wdrożeniu zleceń zapotrzebowania unika się możliwości oszustwa. Majątek firmy jest również chroniony.
Gdy organizacja wymaga, aby wszystkie zamówienia były realizowane centralnie przez dział zakupów, łatwo jest zarządzać całym procesem.
Kupujący również odnoszą korzyści, ponieważ mogą teraz łączyć zakupy i wykorzystywać siłę nabywczą organizacji do negocjowania lepszych warunków..
Numer zamówienia: 00455
Data: 15 maja 2018 r
Nazwisko wnioskodawcy: Annaliese Corvo
Stanowisko: opiekun szkolenia
Wydział: Szkolenie personelu
Powód wniosku: Poniższe artykuły są wymagane do wykorzystania w szkoleniu „Zapewnienie jakości”, które odbędzie się w tygodniu od 16 do 20 lipca 2018 r..
- 01 etui na marker do flipchartów.
- 12 ołówków.
- 01 flipchart z 20 białymi kartkami: 1 metr szerokości x 1,5 metra długości.
- 12 pełnowymiarowych zeszytów jednowierszowych.
- 06 kolorowych markerów do tablic suchościeralnych.
- 12 gumek.
- 12 długopisów z niebieskim tuszem.
W załączeniu 2 oferty otrzymane od dostawców materiałów piśmiennych.
Autoryzowany przez: Alberto Moreno
Stanowisko: kierownik ds. Zasobów ludzkich
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Dział produkcji Confecciones Tely, S.A. Musisz zamówić różne materiały i wypełnić formularz zapotrzebowania na zakup. Ten formularz powiadamia dział zakupów, że te materiały są potrzebne..
Dział zakupów może zatwierdzić lub odrzucić otrzymane zapotrzebowanie. Po zatwierdzeniu zostanie utworzone zamówienie zakupu.
Zamówienie zakupu jest wysyłane do sprzedawcy w celu zakupu produktów. Dostawca produkuje i dostarcza produkty wraz z fakturą.
Recepcja odbiera produkty i dostarcza raport przyjęcia do działu księgowości.
Jeśli wszystkie dokumenty są zgodne, dział księgowości wydaje kasjerowi akceptację faktury, wskazując, że płatność może zostać dokonana na rzecz dostawcy..
Jeszcze bez komentarzy