Plik system ciągłej inwentaryzacji to metoda księgowania zapasów, która rejestruje sprzedaż lub zakup zapasów natychmiast za pomocą skomputeryzowanych punktów sprzedaży lub systemów wprowadzania zamówień i oprogramowania do zarządzania aktywami przedsiębiorstwa.
Ciągłe zapasy zapewniają bardzo szczegółowy widok zmian w zapasach, z natychmiastowym raportem o stanie zapasów w magazynie, dzięki czemu dokładnie odzwierciedla poziom dostępnych towarów.
Ten system inwentaryzacji jest lepszy od starszego systemu okresowej inwentaryzacji, ponieważ umożliwia natychmiastowe śledzenie sprzedaży i poziomów zapasów poszczególnych pozycji, pomagając uniknąć wyczerpania zapasów.
Wieczysta inwentaryzacja nie musi być ręcznie korygowana przez księgowych firmy, z wyjątkiem przypadków, w których spis z natury nie jest zgodny z powodu utraty, uszkodzenia lub kradzieży.
Stała inwentaryzacja jest preferowaną metodą śledzenia zapasów, ponieważ odpowiednio zarządzana może na bieżąco generować dość dokładne wyniki..
Indeks artykułów
Stałe zapasy to systemy zapasów, w których informacje o ilości i dostępności zapasów są stale aktualizowane w zależności od działalności..
Osiąga się to poprzez połączenie systemu inwentaryzacji z systemem wprowadzania zamówień, takim jak bezprzewodowe skanery kodów kreskowych, aw sklepach z systemem terminala w punkcie sprzedaży. W związku z tym inwentarz książki byłby dokładnie równy lub prawie równy faktycznemu inwentarzowi..
Jest mniej efektywny, gdy zmiany są księgowane na kartach inwentarzowych, ponieważ istnieje znaczna możliwość, że zapisy nie zostaną dokonane lub wprowadzone nieprawidłowo lub nie zostaną wprowadzone w odpowiednim czasie.
W systemie ciągłej inwentaryzacji firma stale aktualizuje swoje zapisy inwentaryzacyjne, aby uwzględnić dodawanie i odejmowanie zapasów w przypadku takich czynności, jak:
- Otrzymane pozycje z magazynu.
- Sprzedawane produkty w magazynie.
- Elementy zostały przeniesione z jednego miejsca do drugiego.
- Materiały do wykorzystania w procesie produkcyjnym.
- Wyrzucone przedmioty.
Formuła systemu ciągłej inwentaryzacji jest bardzo prosta: inwentaryzacja początkowa (zwykle pobierana z inwentaryzacji) + pokwitowania - wysyłki = inwentaryzacja końcowa.
System ciągłej inwentaryzacji ma tę zaletę, że dostarcza aktualnych informacji o stanie zapasów i wymaga ograniczonego poziomu inwentaryzacji z natury..
Jednak poziomy zapasów obliczane przez ten system mogą stopniowo różnić się od rzeczywistych poziomów zapasów..
Wynika to z niezarejestrowanych transakcji lub kradzieży, więc salda księgowe należy okresowo porównywać z rzeczywistymi dostępnymi kwotami, stosując liczenie cykliczne i korygując saldo księgowe, jeśli to konieczne..
W systemie permanentnym istnieją ciągłe aktualizacje konta kosztu sprzedanego towaru po każdej sprzedaży. Oznacza to, że łatwo jest uzyskać dokładny koszt sprzedanego towaru przed końcem okresu rozliczeniowego..
Zakupy magazynowe są księgowane na koncie zapasów surowców lub na koncie towarów, w zależności od charakteru zakupu, przy czym istnieje również osobny zapis rekordu, który jest utrzymywany dla każdej pozycji magazynowej..
Dochodzenia są znacznie łatwiejsze do śledzenia w systemie ciągłej inwentaryzacji. W tym systemie wszystkie transakcje są szczegółowo dostępne na poziomie indywidualnym.
Dostęp do raportów inwentaryzacyjnych można uzyskać w dowolnym momencie online. Ułatwia to zarządzanie poziomami zapasów i gotówką wymaganą do zakupu dodatkowych zapasów..
Ponieważ system okresowej inwentaryzacji jest aktualizowany tylko sporadycznie, menedżerowie nigdy nie mają aktualnych i dokładnych informacji finansowych, na których mogliby oprzeć swoje decyzje zakupowe lub produkcyjne..
Główną zaletą jest terminowe dostarczanie menedżerom odpowiednich statystyk dotyczących statusu firmy.
Kwota kosztu sprzedanego towaru i saldo konta zapasów są dostępne w dowolnym momencie. Informacje te są bardzo ważne dla doskonalenia polityki zakupowej i przygotowywania krótkoterminowych sprawozdań finansowych..
Chociaż błędy zapasów mogą wynikać z utraty, uszkodzenia, kradzieży, niewłaściwego śledzenia zapasów lub błędów skanowania, korzystanie z tego systemu ma wiele zalet:
- Utrzymuj większą kontrolę nad fizycznymi zapasami, porównując rzeczywisty bilans z zapisami księgowymi.
- Szybko wykrywaj wszelkie problemy, takie jak kradzież, uszkodzenia lub wycieki, zanim staną się poważne.
- Zapobiegaj brakom zapasów. Brak w magazynie oznacza, że produkt jest niedostępny.
- Zapewnij kierownictwu dokładniejsze zrozumienie preferencji klientów.
- Zezwalaj zarządzaniu na scentralizowanie systemu zarządzania zapasami dla wielu lokalizacji.
- Zapewnij większą dokładność, ponieważ każda pozycja zapasów jest rejestrowana oddzielnie w księdze głównej.
- Zmniejsz liczbę zapasów z natury, nie wymagając zamykania rutynowych czynności biznesowych podczas zliczania z natury.
- W przypadku księgowania ręcznego korzystanie z systemu ciągłej inwentaryzacji jest czasochłonne. Może to również prowadzić do wielu błędów w każdym okresie rozliczeniowym. Problem ten można rozwiązać jedynie poprzez zastosowanie skomputeryzowanego systemu księgowego.
- Korzystanie z komputerów i oprogramowania księgowego może być dość kosztowne dla małych firm..
- Prowadzenie kont magazynowych w systemie stałym jest kosztowne i czasochłonne.
- Stałe systemy inwentaryzacji mogą być podatne na błędy wynikające z przeszacowań lub niedoszacowań. Może to nastąpić w wyniku kradzieży, zniszczenia, błędów skanowania lub nieśledzonych ruchów zapasów, co prowadzi do błędów w uzupełnianiu zapasów..
Przykładem systemu ciągłej inwentaryzacji jest nowoczesny dział wysyłki i odbioru towarów. Każde otrzymane pudełko jest skanowane do systemu księgowego i automatycznie dodawane do salda zapasów..
Produkty wysyłane do klientów są oznaczane kodem kreskowym i skanowane, gdy opuszczają dok wysyłkowy. To automatycznie usuwa je z systemu księgowego i powoduje zmniejszenie zapasów.
Jak widać, ten nowoczesny system jest aktualizowany w czasie rzeczywistym. Nie jest konieczne przetwarzanie transakcji partiami, jak w systemie okresowej inwentaryzacji. W konsekwencji wszystkie raporty będą zawsze aktualne do wglądu dla kadry zarządzającej..
Jeszcze bez komentarzy