Plik funkcje asystenta administracyjnego są to zadania związane z pomocą i towarzyszeniem w zwykłych czynnościach wykonywanych przez przedsiębiorstwo. Dlatego są one niezbędne do skutecznego działania tego samego.
Działania te są zwykle zmienne w zależności od obszaru biznesowego firmy, w której pracują. Na przykład w wyspecjalizowanych kancelariach, takich jak kancelarie prawne, asystenci zwykle przechodzą specjalne szkolenie do wykonywania określonych czynności.
Istnieją jednak funkcje wspólne dla wszystkich obszarów, które zwykle dotyczą dystrybucji i zarządzania informacjami w biurze. Obejmuje to zarządzanie dokumentami, archiwami i organizację wydarzeń..
Ale te działania mogą stać się znacznie bardziej rozległe. W niektórych przypadkach asystenci administracyjni muszą również zająć się przetwarzaniem informacji księgowych, a nawet zagwarantowaniem działania zasobów technologicznych firmy..
Jedną z głównych funkcji asystenta administracyjnego jest pomoc pracownikom biura w zarządzaniu dokumentami i plikami.
Zwykle to zadanie jest związane z przechowywaniem, organizacją i zarządzaniem plikami. Jednak w niektórych przypadkach może być również konieczne pisanie, edytowanie i przeglądanie dokumentów.
W niektórych firmach są nawet proszeni o dyktowanie listów lub notatek i zapisywanie protokołów z odbywających się spotkań.
W niektórych przypadkach, na przykład w przypadku kancelarii, do pełnienia tych funkcji wymagane jest specjalistyczne szkolenie: asystent administracyjny będzie musiał rozumieć terminologię i procedury prawne.
Z drugiej strony asystenci administracyjni pracujący w medycynie potrzebują różnych umiejętności. Muszą przejść niezbędne szkolenie w zakresie postępowania z pacjentami i czytania raportów medycznych.
Za planowanie imprez biurowych często odpowiadają również asystenci administracyjni. Rozmiar tej odpowiedzialności może być różny w zależności od wielkości firmy.
Wydarzenie może być po prostu spotkaniem lub lunchem biznesowym, ale może to być również większa konferencja lub przyjęcie firmowe. W obu przypadkach uczestnik musi zarządzać wszystkimi kryteriami związanymi z wydarzeniem.
Obejmuje to kontaktowanie się ze sprzedawcami, dokonywanie rezerwacji, wybieranie menu i dekoracji. Ale obejmuje również kontaktowanie się, zapraszanie i potwierdzanie uczestników, prelegentów i wykładowców, jeśli jest to konieczne..
Obsługa klienta jest zwykle jednym z najczęstszych zadań asystentów administracyjnych. Grupa docelowa zawsze zależy od wielkości firmy i jej orientacji biznesowej..
W przypadku małych firm, które bezpośrednio obsługują klientów, może być wymagane powitanie klientów przez asystenta administracyjnego. Kiedy tak się dzieje, ich praca ma na celu prowadzenie i pomoc w przejściu przez zakłady firmy..
W większych firmach asystent administracyjny będzie musiał towarzyszyć gościom o innym charakterze, takim jak partnerzy lub duzi dostawcy.
W takim przypadku Twoją misją będzie pokierowanie ich w realizacji ich programu i spotkaniach z kierownictwem lub innymi obszarami firmy..
Kategoria obsługi klienta obejmuje usługi telefoniczne i wirtualne. W przypadku pomocy telefonicznej uwzględniana jest orientacja klientów i partnerów, a także organizacja i administracja agendami..
Jeśli chodzi o obsługę wirtualną, zadania będą zależały od kanałów, które firma udostępni do obsługi klienta lub zarządzania informacją..
W niektórych przypadkach obejmuje zarządzanie pocztą e-mail, odpowiadanie na wiadomości, przekazywanie ich lub archiwizowanie w razie potrzeby.
W innych przypadkach, gdy wirtualne kanały komunikacji są bardziej zróżnicowane, można uwzględnić inne zadania, takie jak kontakt z publicznością za pośrednictwem systemów czatu lub nawet odpowiadanie na pytania za pośrednictwem firmowych sieci społecznościowych..
W dużych firmach zwykle jest personel specjalnie skoncentrowany na obsłudze tych kanałów komunikacji. Gdy firmy są małe, zadanie to zwykle spoczywa w rękach asystentów administracyjnych.
Zarządzanie programami jest często jednym z najważniejszych zadań asystentów administracyjnych. Odpowiedzialność obejmuje przyjmowanie zapytań o spotkania i spotkania telefonicznie, osobiście lub online oraz organizowanie ich w porządku obrad zgodnie z określonymi kryteriami..
Obejmuje również planowanie spotkań w firmie i poza nią, obiadów roboczych i podróży służbowych..
W tych ostatnich przypadkach do obowiązków asystenta należy również zarezerwowanie lotów, hoteli, restauracji lub sal konferencyjnych, jeśli zajdzie taka potrzeba..
Asystenci administracyjni są czasami odpowiedzialni za monitorowanie i rejestrowanie wydatków występujących w firmie. Te obowiązki mogą być proste, jak zapisywanie określonych wydatków w arkuszu kalkulacyjnym..
W niektórych przypadkach asystent musi przejść szkolenie w celu opracowania bardziej złożonych zadań. Na przykład Twoje obowiązki mogą obejmować raportowanie rachunkowości kierownictwu..
Zwykle zależy to od wielkości firmy. Duża firma ma zwykle bardziej wyspecjalizowane role; w nich informacje księgowe są zarządzane przez osobę zatrudnioną w tym celu.
Jednak jedną z podstawowych umiejętności każdego asystenta administracyjnego jest opanowanie oprogramowania biurowego, takiego jak Microsoft Excel..
Zarządzanie zasobami technologicznymi jest również częścią funkcji asystentów administracyjnych. W tym sensie Twoim obowiązkiem jest zapewnienie prawidłowego działania wszystkich narzędzi niezbędnych do działania firmy..
Obejmuje to między innymi wykonywanie kopii zapasowych informacji zawartych w sprzęcie komputerowym i aktualizowanie programu antywirusowego..
Z drugiej strony obejmuje zarządzanie sprzętem takim jak projektory i laptopy. Oznacza to również przegląd i konserwację niezbędnego wyposażenia w celu normalnego rozwoju działań, za które jest odpowiedzialny..
Nie oznacza to, że asystent administracyjny musi mieć wiedzę techniczną. Jego praca polega w szczególności na zatrudnianiu personelu technicznego do okresowej konserwacji sprzętu, aby uniknąć niepowodzeń..
Za przyjmowanie i doręczanie korespondencji i paczek odpowiadać będzie asystent administracyjny. Będzie to świadome śledzenia wysyłki i dokonywania płatności, jeśli to konieczne. Z kolei musisz zarządzać korespondencją i dostarczać ją do odpowiednich działów.
Asystent administracyjny musi mieć kontrolę nad danymi osobowymi pracowników firmy lub instytucji. Dzięki temu asystent w razie potrzeby będzie mógł szybko udzielić informacji. W tym celu będzie odpowiedzialny za uzyskanie danych identyfikacyjnych lub danych o zainteresowaniach każdego pracownika.
Podczas spotkań obecność asystenta administracyjnego może być wymagana, aby wziąć pod uwagę powyższe, a następnie przepisać je na formę pisemną. To samo stanie się, jeśli niektóre rozmowy są nagrywane i wymagają transkrypcji..
Wśród umiejętności i zdolności asystenta administracyjnego można wymienić:
- Znajomość automatyzacji biura (bazy danych, arkusze kalkulacyjne, edytory tekstu, programy DTP ...).
- Zdolności do porozumiewania się.
- Być zorganizowanym.
- Umiejętność zarządzania czasem i zasobami.
- Dobra pamięć.
- Umiejętność obsługi programów komputerowych.
- Umiejętności pisania.
- Zdolność syntezy.
- Zdolność do pracy zespołowej.
- Dobry poziom umiejętności pisania, ortografii i czytania ze zrozumieniem.
- Efektywność i produktywność.
Jeszcze bez komentarzy