Wśród głównych funkcje sekretarza Podkreślają zarządzanie agendą, służenie społeczeństwu i postępowanie z poufnymi informacjami. Jest to osoba odpowiedzialna za wykonywanie zadań związanych z obsługą administracyjną w urzędzie.
Pozycję tę może wykonywać mężczyzna lub kobieta, choć najczęściej jest to kobieta, która ją wykonuje. Zwykle zajmują się poufnymi sprawami osób o określonej hierarchii w firmie, takich jak między innymi dyrektorzy, menedżerowie, prezesi. To czyni ich prawą ręką władzy wykonawczej, dla której pracują..
Jeśli firma jest mała, główne obciążenie sekretarki związane jest z podstawowymi zadaniami biurowymi.
Niektóre kraje na świecie poświęcają mu specjalny dzień w ciągu roku, aby podziękować i uczcić jego pracę. Na przykład w Kolumbii, Peru i Meksyku dzień sekretarza przypada 26 kwietnia, aw Wenezueli 30 września.
Zadaniem sekretarki jest udzielanie wsparcia i współpracy swojemu szefowi, aby mógł w pełni wypełniać swoją rolę w organizacji, bez opóźnień i rozpraszaczy.
Chociaż charakter firmy wpływa na rodzaj pracy wymaganej od sekretarki, można powiedzieć, że jej główne funkcje to:
Do obowiązków sekretarza należy aktualizowanie programu osoby, dla której pracuje. Tam powinieneś odzwierciedlić wszystkie swoje zobowiązania zawodowe, a czasem osobiste.
Musisz także prowadzić rejestr danych wszystkich osób i instytucji, z którymi Twój pracodawca musi być związany.
Program sekretarza często służy jako dziennik operacyjny dla dyrektora, dla którego pracuje..
Uwaga na opinię publiczną jest jednym z najbardziej podstawowych zadań, które musi wykonać sekretarz. Musisz odbierać telefony i rejestrować ich przyczyny, a także wszystkie dane, które pozwolą Twojemu pracodawcy skutecznie zająć się sprawą..
Jest też osobą, która wita gości w biurze. Z tego powodu ważne jest, aby sekretarka zachowała wizerunek spójny z wizerunkiem firmy w miejscu pracy..
Jego rolą jest nie tylko powitanie i uprzyjemnienie oczekiwania zwiedzających, ale także udzielenie pierwszych wskazówek i wskazówek dotyczących kultury organizacyjnej i wewnętrznych procesów firmy..
Oprócz tego, że jest osobą, która odbiera i obsługuje korespondencję od swojego szefa, sekretarka pisze, czyta, odpowiada i archiwizuje większość listów, powiadomień, notatek i e-maili swojego pracodawcy..
W tym celu powinieneś obsłużyć niektóre aplikacje oprogramowanie które pozwalają na przygotowanie takich dokumentów z większą zwinnością i szybkością.
Specyfika tych kompetencji będzie zależała od rodzaju pracy wymaganej w obszarze, w którym pracują..
Sekretarka zarządza bazą danych kontaktowych swojego przełożonego oraz prowadzi korespondencję pisemną, a także protokoły spotkań i inne interesujące dokumenty w biurze.
To sekretarz zwykle odnotowuje sprawy omawiane na ważnych posiedzeniach.
Wśród funkcji, które wyróżniają dobrą sekretarkę, jest odpowiednia i sprawna obsługa wszystkich niezwykle ważnych dla funkcjonowania firmy lub instytucji, informacji..
Na przykład musisz mieć kontrolę nad dokumentami prawnymi, które mogą być wymagane przez organy rządowe w dowolnym momencie.
Możesz także mieć dostęp do informacji ze środowiska lub od dowolnego podmiotu związanego z firmą. Informacje te muszą być zarządzane w sposób dyskretny, skuteczny i terminowy..
Sekretarz musi obsługiwać i konserwować sprzęt i meble biurowe: m.in. telefony, kserokopiarki, drukarki, projektory, meble, szafy na dokumenty..
To on kontroluje stan zapasów materiałów biurowych i wyposażenia. Utrzymuje również fizyczne i elektroniczne systemy plików w celu zapewnienia łatwego dostępu do informacji w razie potrzeby..
Sekretarka musi mieć czyste i zorganizowane miejsce pracy, ponieważ jest to zwykle jedna z pierwszych rzeczy, które widzą osoby spoza firmy wchodzące do jej obiektów.
Zwykle dyrektor musi przedstawiać swoje raporty w formie prezentacji, które podsumowują i klasyfikują informacje. W tym celu zwykle prosi o pomoc swoją sekretarkę.
Osoba znajdująca się w sekretariacie musi upewnić się, że informacje, które się tam pojawiają, prawidłowo odzwierciedlają dane, którymi chce się podzielić jej szef.
Trzeba też uważać, aby była to prezentacja wolna od błędów ortograficznych i spójna z identyfikacją graficzną firmy..
Sekretarz jest również odpowiedzialny za przestrzeganie zasad i procedur niezbędnych do dbania o majątek firmy lub instytucji, w której pracuje..
Zgodnie z poziomem hierarchicznym swojego szefa, sekretarz może zweryfikować dokładność danych, które odzwierciedlają szczegóły operacji budżetowych.
Sekretarz musi zadbać o kontrolę zarządczą i prawidłowe zarządzanie zasobami w biurze.
Jeśli szef musi dużo podróżować z powodów zawodowych, sekretarka będzie miała za zadanie zorganizowanie wszystkiego, co związane z wyjazdem. Od nabycia biletów kolejowych lub lotniczych, rezerwacji zakwaterowania lub wynajęcia kierowcy lub lokalnego przewodnika.
W wielu przypadkach sekretarka jest odpowiedzialna za rozpowszechnianie lub otrzymywanie informacji z innych działów, zanim przejdą one przez jej szefa. Dzięki temu unikniesz przeciążenia pracą przełożonego, ponieważ możesz zsyntetyzować potrzeby najważniejsze i te, które wymagają pilniejszej pracy..
Wraz ze wzrostem liczby miejsc pracy online pojawia się liczba sekretarek online lub wirtualni asystenci.
Sekretarze ci wykonują większość zadań opisanych powyżej, ale zdalnie. W takich przypadkach sekretarze rozliczają się za godzinę lub według projektu.
Jeszcze bez komentarzy