Plik Sekretarz wykonawczy to praca lub zawód, który służy zapewnieniu maksymalnego wsparcia wysoko postawionym pracownikom w firmie lub organizacji. To on będzie organizował i utrzymywał harmonogram kadry kierowniczej oraz pomagał im wykonywać różnorodne zadania administracyjne.
Celem jest przyczynienie się do ogólnej wydajności firmy poprzez zapewnienie, że wszystkie powierzone Ci zadania administracyjne będą wykonywane terminowo i efektywnie. Sekretarz to osoba, która zapewnia obsługę administracyjną. Mogą wykonywać zadania, takie jak pisanie i archiwizacja, odbieranie telefonów i wysyłanie wiadomości.
Z drugiej strony sekretarz wykonawczy, czyli asystent administracyjny, również wykonuje niektóre z tych czynności, a także koordynuje biuro, prowadzi badania produktów, wchodzi w interakcje z dostawcami, zamawia produkty i tworzy bazę danych..
Sekretarze wykonawczy zazwyczaj otrzymują wyższe pensje niż sekretarze, ponieważ pełnią wysokie funkcje i przyspieszają produktywność biura..
Indeks artykułów
- Licencjat z administracji biznesowej lub dziedzin pokrewnych.
- Udokumentowane doświadczenie na stanowisku sekretarza wykonawczego lub na podobnej roli administracyjnej.
- Musi być kompetentny w zarządzaniu Microsoft-Office w sposób integralny oraz w oprogramowaniu "back-office", np. Systemy ERP.
- Dogłębna znajomość administracji biurowej i podstawowych procedur księgowych oraz odpowiedniego słownictwa technicznego używanego w branży.
- Znajomość podstawowych metod badawczych i technik raportowania.
- Doskonałe umiejętności organizacji i zarządzania czasem.
- Znakomite umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne.
- Integralność i poufność.
Sekretarze wykonawczy muszą być szybkimi profesjonalistami ze świetnymi umiejętnościami zarządzania czasem i wielozadaniowością. To dzięki ich pracowitości i kompetencjom w pracy menedżerowie mogą skupić się na swoich obowiązkach kierowniczych, nie martwiąc się o inne zadania..
Wielu menedżerów w dużym stopniu polega na swoim sekretarzu wykonawczym, który koordynuje codzienne zadania i dotrzymuje ich harmonogramu. Dużo taktu i asertywności są wymagane jako strażnicy czasu menadżera.
Sekretarze wykonawczy muszą biegle posługiwać się podstawowymi umiejętnościami, takimi jak pisanie, gramatyka, ortografia i interpunkcja, oraz mieć doświadczenie w korzystaniu ze sprzętu biurowego i popularnych aplikacji, takich jak edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne i grafika..
Muszą także mieć doskonałe umiejętności zarządzania czasem i umiejętność skutecznego wykonywania różnych obowiązków..
Z drugiej strony sekretarz wykonawczy potrzebuje również innych cech, takich jak rozsądek, dyplomacja, dyskrecja i umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów..
Potrzebują silnych umiejętności komunikacyjnych, aby wchodzić w interakcje z opinią publiczną, pisać raporty i recenzować publikacje.
Musisz wiedzieć, jak zwracać pełną uwagę na to, co mówią inni, poświęcając czas na zrozumienie poruszanych kwestii, zadając odpowiednie pytania i nie przerywając w nieodpowiednich momentach.
Pełne zrozumienie zdań i akapitów pisanych w dokumentach związanych z pracą.
Dowiedz się, jak efektywnie zarządzać czasem własnym i innych.
Rozmawiaj wyraźnie z innymi osobami, aby skutecznie przekazywać informacje.
Miej skuteczną komunikację na piśmie, stosownie do potrzeb odbiorców.
Stosowanie logiki i rozumowania w celu określenia mocnych i słabych stron rozwiązań, wniosków lub alternatywnych podejść do pojawiających się problemów.
Zrozum konsekwencje nowych informacji dla bieżącego i przyszłego rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.
Dostosowanie działań do działań innych.
Przegląd i ocena wyników własnych, innych osób lub organizacji w celu wprowadzenia ulepszeń lub podjęcia działań naprawczych.
Sekretarz wykonawczy może być odpowiedzialny za drobną kasę i księgowość, ale może również zarządzać budżetem. Możesz publikować artykuły na stronie internetowej, ale możesz także projektować i zarządzać witryną.
Możesz wprowadzić dane do arkusza kalkulacyjnego, który został zaprojektowany i używany do funkcji raportowania.
Sekretarz wykonawczy może nadzorować personel administracyjny. Często podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu i może popierać jednego lub więcej członków kierownictwa wyższego szczebla.
- Utrzymywanie kadry kierowniczej w porządku obrad i pomoc w planowaniu spotkań, posiedzeń zarządu, konferencji itp..
- Bierz udział w spotkaniach, aby pisać protokoły i protokoły, a następnie kompiluj je, transkrybuj i rozpowszechniaj.
- Dokonaj wszelkich uzgodnień dotyczących podróży dla kadry kierowniczej: zakup biletów, rezerwacja hotelu, dostawa diety, zarządzanie i przegląd odpowiedniej dokumentacji itp..
- Przeprowadzanie zleconych dochodzeń, zbieranie danych i przygotowywanie dokumentów lub raportów do rozważenia i prezentacji przez kierownictwo, komitety i zarządy, zgodnie z przydzielonymi.
- Postępuj z poufnymi dokumentami, upewniając się, że są one bezpieczne.
- Odbieraj i filtruj połączenia telefoniczne, przekierowując je do odpowiedniej osoby w dogodnym momencie.
- Zarządzaj, ustalaj priorytety i dystrybuuj całą korespondencję przychodzącą lub wychodzącą (e-maile, listy, faksy, paczki itp.), Czytaj i analizuj przychodzące notatki, prezentacje i raporty w celu określenia ich wagi i zaplanowania ich dystrybucji.
- Przygotuj odpowiedzi na korespondencję zawierającą rutynowe zapytania.
- Monitoruj wykorzystanie materiałów biurowych i negocjuj warunki z dostawcami, aby zapewnić bardziej opłacalne zamówienia.
- Spotykaj się z osobami, grupami interesu i innymi osobami w imieniu kierownictwa, komitetów i zarządów.
- Powitaj gości i określ, czy należy im przyznać dostęp do określonych osób.
- Przechowuj zapisy papierowe i elektroniczne w aktach, zapewniając porządek i łatwy dostęp do informacji w celu ich szybkiego wyszukania.
- Przygotuj faktury, raporty, pisma, sprawozdania finansowe i inne dokumenty, korzystając z oprogramowania do edycji tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych i / lub prezentacji, zapewniając również odpowiednią pomoc w księgowości.
- Wykonywanie ogólnych zadań biurowych, takich jak obsługa systemów administracyjnych i wykonywanie podstawowych prac księgowych.
- Koordynacja i bezpośrednie usługi biurowe, takie jak ewidencja i budżetowanie, w celu wsparcia kadry kierowniczej.
- Ustanawia i nadzoruje polityki i procedury administracyjne, zarówno dla pracowników biur, jak i organizacji.
- Przejrzyj praktyki operacyjne i procedury, aby określić, czy można wprowadzić ulepszenia w takich obszarach, jak przepływ pracy, procedury raportowania lub wydatki.
- Nadzoruj i szkol innych pracowników administracyjnych.
Jeszcze bez komentarzy